W dzisiejszym świecie czas można traktować jako jedną z najcenniejszych walut. Dlatego jego dobra organizacja w miejscu pracy, gdzie spędzamy około 1/3 swojego życia, może mieć kluczowe znaczenie w podnoszeniu jakości naszego życia. Jednak powiedzieć, że nie mamy czasu, nie mając świadomości tego, co chcemy w tym czasie dokładnie zrobić, jest bardzo łatwo. O tym, skąd brać tę świadomość, jakie mogą płynąć z niej korzyści oraz jakie największe błędy popełniamy przy planowaniu naszej pracy rozmawiamy z Anną Szapert.
Dlaczego pracownicy często uskarżają się, że nie starcza im czasu na wykonanie swoich obowiązków?
Przede wszystkim dlatego, że bardzo często nie mają świadomości tego, jak swój czas w tej pracy spędzają. Gdybyśmy zapytali ich o to, co robili w pracy danego dnia, to bardzo często mogłaby pojawić się odpowiedź, że nie wiedzą. Gdyby ludzie rzeczywiście w danym czasie robili dokładnie to, co sobie wyznaczyli, to myślę, że problemu z organizacją czasu by nie było.
Czy to znaczy, że niepoprawnie planują swoje obowiązki?
Tu nie chodzi o dobre planowanie, a o robienie tego, co w danym czasie mamy wykonać. To, że ja coś zaplanuję, nie znaczy wcale, że będę też to robiła zgodnie z planem. Załóżmy, że zaplanuję przebiec dziesięć kilometrów, a finalnie przebiegnę tylko pięć. To, że ja to wcześniej zaplanowałam, nie doprowadziło do tego, że to się wydarzyło.
A może tych obowiązków mamy w pracy za dużo?
To za dużo jest takie trochę zawieszone w przestrzeni, bo co to tak naprawdę znaczy za dużo? Często bywa tak, że w pracy nie wiemy po prostu, ile pracy powinniśmy wykonać. Przychodząc do pracy najczęściej znamy jej godzinowy wymiar, załóżmy od 8 do 16, ale niestety rzadko ktokolwiek, kto nami zarządza, określa dokładnie, co w tym czasie powinno być zrobione. My sami też rzadko się w ogóle zastanawiamy nad tym, co to jest produktywność. Czy to odpisanie na 50 maili, a może przeprowadzenie 5 spotkań.
Czyli w proces wypracowania optymalnej wartości naszej produktywności, powinien być zaangażowany również nasz przełożony?
Zdecydowanie tak. Jeśli ja, jako szef mówię, że moi pracownicy są nieefektywni, nieproduktywni i niewłaściwie zarządzają swoim czasem, to powinnam również powiedzieć im, co bym chciała, żeby oni w tym czasie dokładnie robili. Brak czasu wynika często też z takiego niesprecyzowania obowiązków. Jeżeli ktoś na początku dnia mówi mi, że mam wykonać załóżmy pięć zadań, i ja je w ciągu dnia wykonam, to wiem, że je zrobiłam efektywnie. Natomiast jeśli ktoś mi co godzinę dorzuca nowe obowiązki, a jeszcze kolejny zaraz przed wyjściem z pracy, to nie ma takiej możliwości, żeby się w tym czasie zmieścić.
Co możemy więc zrobić, żeby przez takie sytuacje nasza organizacja czasu mogła wciąż być optymalna?
Tu mamy do czynienia z kolejnym aspektem efektywnej pracy, jakim jest asertywność. Jeśli naprawdę chcemy zarządzać swoim czasem pracy, to musimy być nauczeni odmawiania przyjmowania wszystkiego, czym chcą nas w pracy zarzucić. Kolejną rzeczą są priorytety. Klienci, z którymi pracuję, rzadko potrafią sobie wyznaczyć obowiązki z taką zasadą, co muszę zrobić pilnie, a co mogę zostawić na później. Musimy umieć sobie realnie powiedzieć, że skoro dziś mam zrobić trzy rzeczy, to dwie pozostałe, na które fizycznie nie starczy mi dziś czasu, zrobię już jutro. Jednak wśród niektórych w takiej sytuacji pojawia się kolejny element, jakim są emocje. Pojawia się poczucie winy, że czegoś nie wykonaliśmy lub myślenie, że tak naprawdę jestem skuteczny i produktywny tylko wtedy, gdy wykonam wszystko. A to wszystko, jak trochę wcześniej wspominałam, z jednej strony jest pojęciem bardzo pojemnym, z drugiej nic nieznaczącym elementem.
To jak znaleźć w sobie tę odpowiedź czym jest dla mnie moje optymalne „wszystko”?
Z jedną z moich klientek jakiś czas temu rozmawiałam właśnie na temat tego czym dla niej jest ta optymalna produktywność. Odpowiedziała, że jak odpisze na 50 maili w ciągu godziny to wtedy ją czuje, ale nie zawsze jej się to udaje. W dalszej rozmowie, schodziłyśmy świadomie w dół z ta liczbą, i na koniec doszłyśmy do wniosku, że jak odpisze na 15 maili, to też może czuć, że jej praca jest produktywna, ale tylko wtedy jeśli wcześniej jasno sobie tę liczbę określi. Bardzo łatwo jest powiedzieć, że nie mamy czasu, nie mając świadomości tego, co chcemy w tym czasie dokładnie zrobić, i co jest naszym celem.
Czyli uświadomienie sobie tego co dokładnie chcemy zrobić jest kluczowe?
Tak. Jeżeli wiemy co chcemy zrobić, i na przykład jest to zadanie, które już kiedyś robiliśmy, i możemy się do niego odnieść, to jesteśmy w stanie wtedy też określić, ile potrzebujemy czasu na wykonanie tego zadania. Np. jeśli napisanie raportu zajmuje mi 2 godziny, a muszę napisać 4 raporty, to prawdopodobnie w ciągu jednego dnia roboczego się z tym nie wyrobię, bo przecież będzie jeszcze przerwa lunchowa itd. Tu istotne jest też właśnie realne osadzanie swoich obowiązków w czasie potrzebnym do ich wykonania.
Czyli uświadomić sobie co dokładnie chcemy zrobić, ale także oszacować ile czasu może nam to zająć?
Tak, kluczowe będzie wyznaczenie sobie ile godzin poświęcam na pracę i prawdziwe skupienie się na niej w wyznaczonych przez nas godzinach, i co chcemy też tą pracą osiągnąć, jaki rezultat uzyskać. Tak naprawdę planowanie czasu nie różni się bardzo od planowania celów, rezultatów czy wyników finansowych. Jednak odczuwanie czasu jest kwestią indywidualną, uzależnioną w jakiejś mierze od naszej percepcji. Tu przeszkadza nam w tym trochę technologia i spora ilość bodźców, która z niej płynie, a która wywołuje nasze rozproszenie. Kiedyś godzina pracy biurowej wydawało się, że jest dłuższa, dlatego że mniej było dystraktorów i mniej rzeczy odciągało naszą uwagę od tego zadania. Dziś, jak siedzimy przy komputerze, i mamy na nim wykonać jakąś pracę, to na dole coś nam miga, na górze dzwoni, do tego otwartych mamy jeszcze kilka innych okienek. I nagle się okazuje, że ta godzina mija nam bardzo szybko. Stąd wydaje mi się, że ludzie tak naprawdę to nie mają głównie problemu z dyscyplina czasową, ale z koncentracją, i skupieniem się na tym, co mają rzeczywiście zrobić.
Jak można w takim razie poprawić te czynniki?
Po pierwsze zwykłą higieną pracy, czyli robieniem przerw. Nie jesteśmy najbardziej efektywni pracując ciurkiem. Mówi się, że optymalne są rytmy 90-minutowe, po których powinien nastąpić co najmniej kwadrans przerwy. Istotne jest także dbanie o takie prozaiczne rzeczy jak nawodnienie czy jedzenie. Gdy przez 3 godziny siedzimy w bezruchu i pracujemy, to jest duże prawdopodobieństwo, że czynność, którą zawsze wykonujemy 5 minut, w takim wypadku zajmie nam 10 lub więcej. Ważna jest też świadomość tego, że inaczej pracujemy na początku dnia i inaczej na koniec. Ale tu każdy musi tę najbardziej optymalną porę znaleźć według swoich potrzeb i preferencji.
A jak w lepszej organizacji czasu pracy mogą sobie pomóc spóźnialscy?
Zdecydowanie muszą sobie uświadomić sprawę z tego, ile czasu zajmują im dane czynności, a potem przestrzegać godziny ich rozpoczynania. Jeśli ja wiem, że dojazd do pracy zajmuje mi 45 minut, a wstaję niecałą godzinę przed pracą, to dotarcie tam na czas wydaje się być niemożliwe. Warto więc nauczyć się dawania sobie marginesu czasowego, ale takiego uczciwego. Jeśli mamy zaplanowane 3 spotkania, o godzinie 8, 9 i 10 i każde z założenia ma trwać około godziny, to prawdopodobnie ostatnie nie zacznie się punktualnie. Jednak jeśli sobie założymy, że może się ono zacząć 15 minut później, to naprawdę poprawi nam to komfort funkcjonowania.
Dzień roboczy najczęściej trwa 8 godzin. Czy jest sens w takim razie optymalnie zarządzać swoim czasem pracy jeśli czasami ciężko nam te 8 godzin w pracy czymś wypełnić?
To już jest pytanie trochę systemowe. Generalnie najbardziej sensowny system pracy to taki, który bazuje na efektach i rezultatach, a nie na tym czy ktoś przesiedzi w pracy 4 czy 12 godzin. My się wywodzimy jeszcze z takiego trochę folwarcznego modelu, że pracownik to jest leń, którego trzeba batem popędzać, i dlatego on w pracy ma przede wszystkim wysiedzieć ustalone wcześniej godziny. A jak się jeszcze spóźni do pracy 5-10 minut, to należy mu się oczywiście kara. Tu trzeba wyraźnie zaznaczyć, że produktywność nie jest wprost proporcjonalna do długości czasu, jaki spędzimy w pracy. Lepiej zorganizowany czasowo człowiek, to nie ten, który więcej pracuje i cały czas pracuje, tylko ten, który rozumie i ma świadomość tego co robi, i czemu poświęca czas oraz kiedy odpoczywa, Często ludziom się wydaje, że dobra organizacja pracy wiąże się z tym, że trzeba ciągle pracować przez 8 godzin i zrobić jak najwięcej. A to wcale nie jest dobra organizacja.
A czy możemy w jakiś sposób lepiej organizować swoją pracę, ale taką, którą sami uważamy za bezsensowną?
Trzeba by było zoptymalizować indywidualnie wszystkie składowe pracy, o których wcześniej wspominałam. Ale jedno jest pewne. Praca, która jest dla nas bezsensowna, odtwórcza, składa się z raportów i analiz, kolokwialnie mówiąc jest papierologią, której w polskim systemie jest bardzo dużo, zawsze będzie nam zajmować więcej czasu. Jeśli robimy coś bez przekonania, że ma to sens, to zawsze będziemy robić to dłużej.
Jakie największe błędy popełniamy przy planowaniu naszego czasu pracy?
Siadając do pracy, nie wiemy jak długo chcemy pracować i co chcemy tą pracą osiągnąć. Nie monitorujemy naszego stanu wewnętrznego. Nie wiemy czy jesteśmy zmęczeni czy wystarczająco wypoczęci. Nie ustalamy priorytetów, nie robimy tego co zaplanowaliśmy, i nie zdajemy sobie sprawy z tego jak szybko potrafimy się rozproszyć. Nie eliminujemy też bodźców, które stoją nam na drodze do osiągnięcia założonego celu. Jeśli chcemy coś napisać, i mamy na to pół godziny, to od razu wyłączamy wszystkie dystraktory, bo zwyczajnie obciążamy nimi swoją „pamięć operacyjną”. Zanim wyjdziemy z tego trybu skupienia się na pracy i wejdziemy do niego z powrotem, zawsze kosztuje nas to jakiś dodatkowy czas. Warto też wspomnieć, że robienie kilku rzeczy jednocześnie, najczęściej nie jest produktywne.
Czy zbyt rozległe spotkania w pracy nie bywają nierzadko złodziejami czasu?
Trochę tak, ale to też zależy od tego jaki jest nasz cel takiego spotkania. Bo jeśli spotykamy się na kawę czy po to, by ocieplić relacje, to musimy sobie zdawać sprawę z tego, że to jest spotkanie właśnie takiego typu. Jeśli ze spotkania ma coś wynikać, to od początku powinno się ono nastawiać na taki cel, by jak najszybciej go osiągnąć. W kwestii takich relacji społecznych potrzebna jest ponownie asertywność. Jeśli wykonujemy w danym momencie jakieś zadania, a ktoś w tym czasie czegoś od nas chce lub przychodzi na krótką niezobowiązującą rozmowę, to wtedy trzeba go przeprosić i zaproponować taką rozmowę później. Jeśli włączymy się w taka dyskusję, nasza praca cały czas będzie niedokończona i do tego jeszcze przesunie się w czasie.
A czy za tym, że będziemy mieć poczucie lepszej organizacji pracy mogą płynąć jeszcze jakieś inne korzyści?
Tak, ponieważ to wszystko przekłada się na emocje, które wtedy są dla nas bardziej pozytywne. Do tego w gratisie otrzymujemy lepszy stan zdrowia, ponieważ pośpiech i poczucie, że nie mam czasu, jest jednym z najpoważniejszych czynników wywołujących stres. Nauczenie się pracy z czasem w taki bardziej świadomy sposób, daje nam spokój, który w dzisiejszych czasach jest kluczowy. Kolejnym pozytywem jest poprawa jakości relacji, ponieważ w takich warunkach łatwiej nam się je buduje. Na koniec jest to także szeroko pojęta satysfakcja z życia, ponieważ wszystko to, co robimy, wynika z chęci poprawy swojego życia, a nie z tego, żeby dalej gdzieś biec. Jednak, żeby z tego życia skorzystać i pozwolić sobie odczuć to, ze coś nam się udało, że osiągnęliśmy swój cel, potrzebujemy się właśnie czasem zatrzymać.
Rozmawiał: Bartosz Łopiński
*Anna Szapert - certyfikowany coach, trenerka, facylitatorka, terapeutka i edukatorka z ponad 10-letnim doświadczeniem. Tłumaczka, wykładowczyni akademicka, amerykanistka i absolwentka Gender Studies. Szkoli i prowadzi coaching dla klientów prywatnych, w biznesie oraz sektorze publicznym, wspierając najwyższych urzędników państwowych i polityków, m.in. w Ministerstwie Spraw Zagranicznych czy Kancelarii Prezesa Rady Ministrów.
