Pierwsze dni w nowej firmie to duże wyzwanie dla nowych pracowników i ich pracodawców. Ci pierwsi muszą odnaleźć się w nieznanym otoczeniu. Natomiast ich przełożeni nie mogą być pewni, czy nowe osoby dopasują się do reszty zespołu i zostaną w nim na stałe. Jak zatrzymać cennych ludzi?
Według badań Wynhurst Group, w ciągu pierwszych 45 dni zatrudnienia występuje 22 proc. rotacja, a 50 proc. osób odchodzi w ciągu początkowych 4 miesięcy. Trend ten dotyczy także menedżerów. Corporate Leadearship Council wykazało, że 50 proc. nowo przyjętych kierowników rezygnuje lub jest zwalnianych w okresie pierwszych 3 miesięcy. Tymczasem o nowe osoby jest coraz trudniej. Jeden na trzech pracodawców ma problemy ze znalezieniem kandydata o odpowiednich kwalifikacjach. W tej perspektywie, kwestia zatrzymania wykwalifikowanych specjalistów jest niezwykle istotna.
90 dni aklimatyzacji
Doświadczenie wielu firm oraz badania pokazują, że do pełnej aklimatyzacji nowego pracownika w środowisku pracy potrzebne jest około 90 dni. Jest to okres decydujący o tym, czy będzie chciał kontynuować współpracę z firmą, czy też zrezygnuje z niej na rzecz konkurencji. Z tego względu ważne jest zapewnienie mu dogodnych warunków pracy oraz sprawne wprowadzenie w nowe obowiązki. O tym, jak trudno jest pozyskać dobrego managera, świadczą wyniki badań przeprowadzonych przez The Center for Creative Leadership. Według nich 40-50 proc. osób obejmujących tego typu stanowiska zawodzi pokładane w nich nadzieje.
Aklimatyzacja pracownika – sprawa firmy
Nie zawsze jednak to niewłaściwa postawa, jaką wykazują nowoprzyjęte osoby, wpływa na szybkie zakończenie ich kariery w danej firmie. W wielu przypadkach pracodawcy ignorują podstawowe potrzeby nowych zatrudnionych tj. przygotowanie miejsca i narzędzi pracy. Niejednokrotnie zdarza się, że pracownik stawiając się pierwszego dnia w pracy nie ma swojego biurka lub musi dzielić z kimś komputer. Ponadto, świeżo przyjęci są często rozczarowani sposobem wypełniania niezbędnych formalności przez pracodawców. Postępując w ten sposób, szefowie ryzykują utratę potencjalnie dobrego pracownika. Nowo zatrudnieni mają bowiem dostęp do coraz większej ilości atrakcyjnych ofert zatrudnienia na portalach internetowych. Jak pokazuje raport Pracuj.pl, w 2013 r. opublikowano o 9 proc. więcej ogłoszeń niż w 2012 r. Dobrą praktyką przedsiębiorstw, umożliwiającą zatrzymanie specjalistów w szeregach firmy, jest opracowanie strategii onboardingowej.
Im szybciej, tym lepiej
Nowy członek zespołu w pierwszych dniach w firmie powinien zapoznać się nie tylko z jej infrastrukturą, ale także z zasadami oraz ogólnie rozumianą kulturą korporacyjną. Ostatnie badania Work Service pokazały, że wartości, jakimi kieruje się korporacja odgrywają ważną rolę dla polskich pracowników, szczególnie tych mieszkających i realizujących kariery w dużych miastach. Aż 80 proc. respondentów zadeklarowało, że zna kodeks wartości firmy i stosuje się do jego zaleceń.[2] Okres pierwszych dni zatrudnienia jest szczególny z tego względu, że wtedy kształtuje się opinia pracownika zarówno na temat jego roli w strukturach firmy, jak i samego przedsiębiorstwa, co podkreśla Kamila Rogowska, HR Business Partner w Infosys BPO Poland. - Proces Induction, czyli wprowadzenia nowego pracownika do firmy jest jednym z kluczowych momentów zarówno dla organizacji, jak i nowo przyjętej osoby. Sprawny, a jednocześnie kompleksowy proces, podczas którego pracownik jest wyposażany w niezbędne narzędzia pracy oraz wiedzę na temat zasad obowiązujących w firmie i obsługiwanych procesów wpływa na jego przyszłą motywację, efektywność oraz lojalność – mówi Kamila Rogowska.
Wprowadzanie nowego pracownika w zakres obowiązków powinno rozpocząć się jak najszybciej, najlepiej od pierwszego dnia pracy. Wówczas bowiem nowozatrudniony od razu może poczuć się częścią zespołu, co oznacza, że chętniej angażuje się w powierzane zadania. - Proces wdrażania nowego pracownika następuje po zwycięskim dla niego etapie rekrutacji. W Skanska staramy się, by w okresie adaptacji jak najsprawniej zapoznać naszych pracowników z nowym środowiskiem pracy. Dlatego między innymi uruchamiamy nasz program wdrożeniowy, który zaczyna się jeszcze przed rozpoczęciem pracy w Skanska Property i jest kontynuowany przez pierwsze 2 miesiące pracy – mówi Anna Marciniak, HR Manager, Skanska Property Poland.
Według opinii ekspertów branże IT, SSC/BPO czy bankowości są w dalszym ciągu rynkami kandydata. Oznacza to, że specjaliści nie narzekają na brak ofert i mogą wybierać te najbardziej atrakcyjne. W tym kontekście jak najszybsze włączenie nowozatrudnionej osoby w struktury firmy nabiera szczególnego znaczenia. Może oznaczać bowiem pozyskanie cennego talentu i umiejętności. W Luxoft nowy pracownik może liczyć na wsparcie przełożonych w trudnych początkach, a także ewaluację realizowanego z nim programu wdrożeniowego. - W Luxoft nawiązujemy bliską relację ze specjalistą jeszcze przed jego pierwszym dniem pracy. Pierwszego dnia każdy z pracowników w Luxoft bierze udział w tzw. Induction Day, w którym poznaje organizację, panujące w niej zasady i istotne procesy. Ważnym elementem tego dnia są spotkania z menedżerami, z którymi można porozmawiać w bardzo otwarty, bezpośredni sposób. To od razu pokazuje, że nasza firma działa bez barier i do każdego można się zwrócić ze swoimi sprawami. Warto zwrócić uwagę, że rekruterzy, którzy towarzyszyli danej osobie przed zatrudnieniem, opiekują się nią także w pierwszych dniach pracy. Sprawdzają czy dana osoba odnalazła się w nowej roli, czy otrzymała wszystkie potrzebne informacje i czy można jej jeszcze w jakiś sposób pomóc. Po kilku tygodniach rolę tę przejmuje dział HR – mówi Anna Kosińska, Poland Marketing Manager w Luxoft.
Pod opieką kumpla
Sprawna aklimatyzacja nowego pracownika może być gwarancją jego efektywności i lojalności. W trosce o dobre samopoczucie osób stawiających pierwsze kroki w nowym miejscu pracy, niektóre firmy oferują im wsparcie w postaci opiekuna, tzw. „buddy’ego”. Termin ten pochodzi z języka angielskiego i w bezpośrednim tłumaczeniu oznacza… kumpla. W kontekście biznesu jest to osoba, odpowiedzialna za przedstawienie nowemu członkowi zespołu jego obowiązków. „Buddy” dba także o atmosferę wokół nowego pracownika, co sprowadza się do takich działań jak oprowadzenie po biurze czy wspólny lunch. Tego typu zachowania sprzyjają budowaniu przyjacielskich relacji ze współpracownikami. Dobrze, jeżeli opiekun pełni podobne obowiązki i może dzielić się z nowym kolegą swoimi doświadczeniami i rozwiązaniami. Anna Marciniak, HR Manager w Skanska Property Poland, podkreśla istotę indywidualnego podejścia do świeżo zatrudnionej osoby. - W ramach programu pracownicy otrzymują pakiet informacyjny, szkolenia wstępne wymagane przez prawo, jak i te wewnętrzne oraz dedykowanego opiekuna (tzw. „buddy”). O sukcesie programu decyduje także indywidualne podejście do każdego nowego pracownika. Zanim nowa osoba pojawi się w naszej organizacji, szczegółowo omawiamy z jej managerem sposób wdrożenia, dobieramy odpowiednią osobę, która będzie jej „buddym”, rozważamy z którym działem musi spotkać się szybciej, co będzie jej potrzebne do wykonywania codziennych obowiązków. Te starania pozwalają nowym pracownikom już od pierwszego dnia czuć się swobodniej i szybciej poznawać kulturę Skanska – mówi Anna Marciniak.
Nowe formy onboardingu
Proces wprowadzania nowego pracownika w struktury firmy przybiera różne formy w zależności od wielu czynników wynikających z branży, w której działa dane przedsiębiorstwo. Przykładowo, w Cartrack - międzynarodowej firmie operującej na rynku usług profesjonalnego monitorowania pojazdów GPS - proces wdrażania nowozatrudnionej osoby zależy nie tylko od stanowiska, które ma objąć. Znaczenie ma także ekspercka wiedza z zakresu narzędzi i oprogramowania, jaką musi ona posiadać. - Dla firmy obsługującej na całym świecie ponad 500 tys. pojazdów niezwykle ważna jest u kandydata na współpracownika zdolność szybkiej adaptacji w organizacji, doskonała umiejętność przyswajania wiedzy i nienaganna organizacja pracy. Proces wdrażania pracownika w nowe obowiązki można podzielić na kilka podstawowych etapów, takich jak szkolenie teoretyczne, test z wiedzy na temat firmy oraz z zakresu obowiązków zawodowych. Następnie odbywa się szkolenie praktyczne pod okiem doświadczonego opiekuna i ewaluacja. Kompetencje kandydata na stałego współpracownika weryfikuje się na podstawie tzw. „Karty stanowiska pracy”. Jest to opis tego, jaki zakres wiedzy i umiejętności powinna posiadać osoba na danym stanowisku, ujednolicony dla wszystkich globalnych oddziałów firmy - mówi Bartłomiej Dębski, Prezes Zarządu Cartrack Polska.
W branży HR pojawiają się nowe, niestandardowe narzędzia służące efektywnemu wdrażaniu pracownika. Na popularności zyskują rozwiązania nawiązujące do tzw. grywalizacji, które nie tylko wprowadzają nowozatrudnioną osobę w rolę, jaką ma pełnić w firmie, ale są dodatkowo zabawne. Do włączenia tego rodzaju technik w program onboardingowy może przekonać fakt, że koszty stworzenia przeznaczonej do tego celu gry są niższe, niż te będące skutkiem rotacji w pierwszych dniach zatrudnienia. Ponadto, specjaliści związani z branżą HR promują podejście, według którego pracodawca powinien zachęcać nowe osoby „na pokładzie” do wykorzystywania posiadanych talentów w zakresie pełnionych obowiązków.
Dlaczego warto?
Chociaż wydaje się, że programy wdrożeniowe mają na uwadze przede wszystkim dobro nowoprzyjętego pracownika, przynoszą także wymierne korzyści całemu przedsiębiorstwu. Przede wszystkim przyczyniają się one do zmniejszenia liczby zwolnień, mających miejsce w początkowym okresie ich współpracy. Jest to o tyle istotne, że każdy utracony pracownik oznacza stratę kwalifikacji i talentów oraz poniesienie przez firmę kosztów związanych z koniecznością wdrożenia jego następcy. Efektywne programy onboardingowe pomagają szybciej zaaklimatyzować się nowemu pracownikowi i nawiązać pozytywne relacje z współpracownikami, przez co zwiększa się jego lojalność względem pracodawcy. Warto także pamiętać, że konsekwencje wszelkich działań i decyzji podejmowanych przez szefów organizacji wpływają na morale wszystkich pracowników oraz na atmosferę pracy.
