Czy szef może zbierać „haki” na swoich podwładnych?

Pracownik nie musi obawiać się, że pracodawca wykorzysta przeciwko niemu jego dawne przewinienia, nawet jeśli ma je wszystkie udokumentowane. Na naganne zachowanie podwładnego - przełożony może bowiem reagować tylko w określonym przepisami czasie.

Pracodawcy nie zawsze decydują się na podjęcie formalnych działań przeciwko pracownikowi, który naruszył swoje obowiązki. Brak reakcji przełożonego na przewinienie pracownika nie musi jednak oznaczać, że przeszedł on nad nim do porządku dziennego. Jak pokazuje praktyka, niektórzy szefowie mają bowiem w zwyczaju robienie notatek czy zapisków o tego rodzaju zdarzeniach i gromadzenia ich w celu ewentualnego, późniejszego wykorzystania. Oczywiście, w dogodnym dla nich momencie.
Powstaje jednak pytanie: czy pracodawca ma prawo gromadzić takie informacje? Jak długo może też trzymać pracownika w niepewności, co do ewentualnych konsekwencji jego niewłaściwego zachowania?

W aktach osobowych wykluczone

W kwestii, czy pracodawca ma prawo dokumentować naganne zachowania pracownika, jeśli nie decyduje się od razu na wyciągniecie wobec niego konsekwencji, wypowiedział się Sąd Najwyższy w wyroku z 23 listopada 2010 roku (I PK 105/10, LEX nr 686795). W sprawie której dotyczył,  pracodawca informacje o przewinieniach pracownika umieszczał w jego aktach osobowych. Były to kierowane do niego pisma ostrzegawcze.
Oceniając tego rodzaju praktykę SN przypomniał, iż wydane na podstawie art. 298 [1] kodeksu pracy rozporządzenie z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika określa wyraźnie, jakie dokumenty gromadzi się w aktach osobowych. I nie ma pośród nich pism ostrzegawczych czy też innego rodzaju wytknięć naruszenia obowiązków. Sporządzanie takich pism czy notatek, należy zatem uznać za praktykę niedopuszczalną. Prowadzi ona bowiem do obchodzenia regulacji o nakładaniu kar porządkowych. Od takiego pisma ostrzegawczego, czy notatki pracownik nie może się przecież odwołać i zakwestionować ujętych w nim zarzutów. Co więcej, nie może też oczekiwać ich usunięcia w żadnym prawnie określonym terminie.

Inne notatki

Co jednak w sytuacji, gdy pracodawca w inny sposób dokumentuje przewinienia pracownika i prowadzi ich rejestr, niezależnie od akt osobowych ? Wydaje się, że takie zachowanie pracodawcy również trudno uznać za prawidłowe. W ocenie SN, wyrażonej w uchwale z 27 czerwca 1985 roku (III PZP 10/85, OSNC 1985/11/164), zbyt długie przechowywanie przyczyny potencjalnego wypowiedzenia wpływa negatywnie na stan psychiczny pracownika, potęgując niepewność i obawę o zatrudnienie. Narastający stres i obawa utraty pracy, wpływają natomiast negatywnie na zdrowie pracownika, które jako jego dobro osobiste wymaga ochrony, na zasadzie art. 11 [1] kodeksu pracy. Dlatego SN, nie negując prawa pracodawcy do ustalania składu załogi, zgodnie z jego najlepiej pojętym interesem w ramach ryzyka osobowego, jest przeciwny przechowywaniu „haków” na pracownika i ich wykorzystywaniu w momencie korzystnym dla pracodawcy.

Szef musi reagować w terminie

Prowadzenie rejestru negatywnych zachowań pracownika wydaje się też nieracjonalne. Taki rejestr trudno bowiem wykorzystać w praktyce. Powód ? Wszystkie przewinienia po jakimś czasie tracą swoją „aktualność”. Oznacza to, że pracodawca nie może powoływać się na nie - w dowolnie wybranym przez siebie momencie.
To, kiedy określone przewinienie powinno zostać wymazane z pamięci szefa, wynika z przepisów kodeksu pracy, zwłaszcza tych dotyczących kar porządkowych i zwolnienia dyscyplinarnego. Kodeks określa bowiem ramy czasowe, w jakich pracodawca decydujący się na podjęcie działań przeciwko pracownikowi, musi się zmieścić.
W przypadku kar porządkowych żadna z nich nie może być zastosowana po upływie 2 tygodni od powzięcia wiadomości o naruszeniu obowiązku pracowniczego i po upływie 3 miesięcy od dopuszczenia się tego naruszenia. Co oznacza, że po upływie tych terminów, prawo pracodawcy do ukarania pracownika za konkretne przewinienie - wygasa.
 

Na dyscyplinarkę tylko miesiąc

Podobnie, jeśli chodzi o zwolnienie dyscyplinarne. I tu, jeśli pracodawca nie zareaguje na przewinienie pracownika w określonym przez kodeks pracy terminie, bezpowrotnie traci prawo do rozwiązania z nim umowy w tym trybie. A według art. 52 par. 2 kp, rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika np. z powodu ciężkiego naruszenia przez pracownika podstawowych obowiązków pracowniczych (co jest najczęstszą przyczyną zwolnienia dyscyplinarnego), nie może nastąpić po upływie 1 miesiąca od uzyskania przez pracodawcę wiadomości o okoliczności uzasadniającej rozwiązanie umowy. W ustaleniu, kiedy można uznać, że pracodawca faktycznie uzyskał informacje o nagannym zachowaniu pracownika (co bywa często przedmiotem sporu), pomocne może być bogate orzecznictwo SN wyjaśniające tę kwestię (patrz ramka).
Warto podkreślić, że pracodawca, który nie zmieści się w wyznaczonym terminie traci możliwość zwolnienia pracownika, ale w trybie dyscyplinarnym - a nie zwolnienia go w ogóle. Nadal może bowiem wypowiedzieć mu umowę o pracę. Ciężkie naruszenie obowiązków pracowniczych jest bowiem wystarczającą i uzasadnioną przyczyną wymówienia. Jednak mimo, że w przypadku wypowiedzenia kodeks pracy nie wymaga od pracodawcy przestrzegania ściśle określonych terminów i tu – jak wynika z orzecznictwa SN - obowiązują go pewne ramy czasowe.
 

Wypowiedzenie bez terminu ale…

W cytowanej już uchwale z 27 czerwca 1985 r. SN zwrócił uwagę, że wypowiedzenie nie jest wprawdzie ograniczone terminem od ujawnienia przyczyny uzasadniającej rozwiązanie umowy, jeżeli jednak okoliczność uzasadniająca wypowiedzenie, na skutek upływu czasu stała się nieaktualna ze względu na cel wypowiedzenia, może być ono uznane za nieuzasadnione. Ponadto, z całokształtu przepisów kodeksu pracy wynika, iż sprawy ze stosunku pracy powinny być załatwiane w zakładzie pracy w rozsądnym czasie, aby nie utrzymywać niepożądanego z punktu widzenia stabilności stosunku pracy - stanu niepewności.

Pracownik nie musi przez cały okres zatrudnienia obawiać się tego, że pracodawca wykorzysta przeciwko niemu zdarzenie, które miało miejsce kilka lub kilkanaście lat temu.
 

Nie dłużej niż rok

Powstaje pytanie jak długo pracodawca może „pamiętać” o przewinieniu pracownika. W uzasadnieniu do wyroku z 23 listopada 2010 r. SN uznał, że wyznacznikiem może być tu, wynikający z art. 113 par. 1 kp, termin do zatarcia kary porządkowej. Karę taką uważa się za niebyłą, a odpis zawiadomienia o ukaraniu usuwa z akt osobowych pracownika - po roku nienagannej pracy. Jeśli zatem w przypadku kary porządkowej, po roku pracownik ma znów czyste konto, to nieuzasadnione byłoby przyznanie pracodawcy prawa do powoływania się w uzasadnieniu wypowiedzenia na zachowania sprzed tego okresu. Innymi słowy - po upływie roku od zdarzenia pracodawca traci możliwość na powoływanie się na nie, przy wypowiedzeniu umowy o pracę.
W ocenie SN wykorzystanie wcześniejszej okoliczności może być uzasadnione tylko wyjątkowo. Warunkiem jest, aby była to okoliczność powtarzająca się, a jednocześnie okoliczność tego samego rodzaju. Będzie tak przykładowo, co wynika z wyroku SN z 21 września 2001 roku (I PKN 612/00), w sytuacji długotrwałych i powtarzających się w trzech kolejnych latach absencji chorobowych pracownika .Wówczas należy jednak przyjąć, że w istocie przyczyna ta trwała przez trzy lata.
Odległe w czasie od daty wypowiedzenia, niepowiązane ze sobą zdarzenia, nie powinny zatem stanowić uzasadnienia dla dokonania tej czynności prawnej, bowiem w pewnym sensie dezaktualizują się jako negatywna ocena pracownika.

Małgorzata Jankowska

Podstawa prawna
Art. 52, art. 109, art. 113, art. 298 [1] ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn.zm),
Par.6 rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. nr 62, poz.286 z późn.zm).