Urlop wypoczynkowy przysługuje pracownikowi i to zarówno zatrudnionemu na czas określony czy czas nieokreślony. Nie będzie jednak przysługiwał osobom zatrudnionym na umowy cywilnoprawne – to jest: umowę zlecenia, umowę o dzieło czy umowę o świadczenie usług (i lepiej postanowień o urlopie do takich umów nie wprowadzać). Natomiast, wymiar jaki przysługuje danemu pracownikowi zależy od jego stażu pracy oraz wymiaru etatu, na jaki jest zatrudniony. W przypadku pracownika, który jest zatrudniony poniżej 10 lat będzie to 20 dni roboczych oraz 26 dni – gdy staż jest powyżej 10 lat. Trzeba jednak pamiętać, że do faktycznego stażu pracy dolicza się też inne okresy, w szczególności okresy nauki i okresy poprzedniego zatrudnienia. Natomiast w stosunku do osób pracujących w niepełnym wymiarze czasu pracy wymiar ten będzie określony proporcjonalnie (oznacza to, że np. osobie pracującej na pół etatu z określonym wyżej stażem przysługiwać będzie odpowiednio 10 i 13 dni urlopu). Jednocześnie, warte jest przypomnienia, że pracownik nie może zrzec się prawa do urlopu.
Coroczny, nieprzerwany i płatny
Kodeks pracy (k.p) w art. 152 określa najważniejsze cechy urlopu wypoczynkowego – powinien on być coroczny, nieprzerwany i płatny. Urlop coroczny oznacza, że pracownik uzyskuje prawo do niego w każdym roku kalendarzowym. Poza tym, urlop taki powinien zostać udzielony pracownikowi w tym roku, w którym nabył do niego prawo. Jeżeli jednak pracownik nie wykorzysta całego urlopu, zaległy urlop nie przepada, a powinien zostać wykorzystany najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego. W przypadku zaś, gdy pracownikowi przysługuje prawo do urlopu wypoczynkowego w sytuacji rozwiązania stosunku pracy, urlop powinien zostać wykorzystany w trakcie okresu wypowiedzenia, a gdy nie jest to możliwe – pracodawca powinien wypłacić ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop.
Stwierdzenie, że urlop powinien być nieprzerwany znajduje wyjaśnienie a art. 162 k.p. Urlop może więc być podzielony na części, ale przynajmniej jedna z nich powinna trwać nie mniej niż 14 dni kalendarzowych. Wynika to z tego, że pełny odpoczynek wymaga czasu. Zasada nieprzerywalności urlopu ma pewne wyjątki, które zostaną omówione poniżej.
Co do zasady pracownikowi przysługuje za ten czas wynagrodzenie w takiej wysokości, w jakiej by je otrzymywał, gdyby w tym czasie pracował. Natomiast w odniesieniu do składników zmiennych, powinny one być ustalane na podstawie przeciętnego wynagrodzenia pracownika z okresu 3 miesięcy poprzedzających okres urlopu (możliwe jest przedłużenie tego okresu do 12 miesięcy, jeżeli wahania w wysokości dodatków były znaczne).
Ustalenie terminu urlopu
W celu zapewnienia ciągłości wykonywania pracy w konkretnym zakładzie pracy przydatne są plany urlopów. Co do zasady tworzenie ich jest obowiązkowe, chociaż w praktyce obowiązek ten jest bardzo ograniczony. W przypadku bowiem, gdy zakładowa organizacja związkowa wyraziła na to zgodę oraz gdy u danego pracodawcy w ogóle nie działa zakładowa organizacja związkowa, nie jest konieczne ustalanie planu urlopów, a ich terminu ustala się poprzez indywidualne porozumienie pracodawcy z pracownikiem. Warto od razu dodać, że ustalenie terminu urlopu nie może być arbitralną decyzją jedynie pracodawcy. Przepisy wyraźnie stanowią, że pracodawca ustala ten termin po porozumieniu z pracownikiem. Warto więc zatem poinformować pracodawcę z odpowiednio dużym wyprzedzeniem o chęci skorzystania z urlopu wypoczynkowego w pożądanym okresie. Poza tym, w przypadku, gdy funkcjonuje plan urlopów oraz gdy porozumienie w sprawie terminu urlopu zostało sporządzone na piśmie – pracodawca nie może odmówić udzielenia urlopu we wskazanym tam terminie, ale…
Przesunięcie urlopu
…również od tej zasady istnieją wyjątki. Stąd też możliwe jest przesunięcie urlopu - fakultatywne albo obligatoryjne. Jeżeli pracownik złoży wniosek o takie przesunięcie, który będzie umotywowany ważnymi przyczynami, pracodawca może (ale nie musi) zgodzić się na takie przesunięcie. Dodatkowo, jeżeli powstaną szczególne potrzeby pracodawcy, w przypadku, gdy nieobecności pracownika we wskazanym terminie spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy przesunięcie terminu również jest możliwe, ale w tym przypadku nie ma wymogu zgody pracownika, a to z tego względu, że do pracodawcy należy ocena wskazanej przesłanki. Gdy pracownik podjął już konkretne działania i poniósł wydatki związane z przyszłym urlopem, pracodawca będzie zobowiązany do zwrotu tych kosztów. Jeżeli dojdzie do wskazanych sytuacji, ustalenie nowego terminu urlopu powinno nastąpić ponownie poprzez porozumienie pracodawcy z pracownikiem. Natomiast pracodawca ma obowiązek przesunąć termin urlopu wypoczynkowego z przyczyn usprawiedliwiających nieobecność pracownika w pracy. Chodzi tu szczególnie o takie okoliczności, jak czasowa niezdolność do pracy wskutek choroby, odosobnienie w związku z chorobą zakaźną, powołanie na ćwiczenia wojskowe albo na przeszkolenie wojskowe na czas do 3 miesięcy oraz urlop macierzyński. Nie jest to jednak katalog zamknięty, w związku z czym również inne przyczyny mogą uzasadniać konieczność przesunięcia takiego urlopu – chodzi tutaj o wszelkie określone w prawie pracy okoliczności usprawiedliwiające nieobecność w pracy.
Przerwanie urlopu
Jeżeli przyczyny te ujawnią się nie przed rozpoczęciem urlopu, a już w jego trakcie, dochodzi do przerwania urlopu z mocy prawa i przekształcenia tych dni w usprawiedliwioną nieobecność w pracy. Możliwe jest to jednak tylko w przypadku wystąpienia tych 4 wskazanych powyżej przyczyn, a katalog ma charakter zamknięty. Stąd też nie dojdzie do przerwania w przypadku innych okoliczności, które – co prawda – uzasadniają nieobecność w pracy, ale nie zostały wymienione w przepisach. Nie będzie stanowić przyczyny przerwania urlopu przypadek konieczności sprawowania osobistej opieki nad osobą chorą, tymczasowe aresztowanie czy odbywanie kary pozbawienia wolności bądź też wystąpienie przesłanek udzielenia zwolnienia okolicznościowego.
Odwołanie z urlopu
Pracodawca może również, jednostronną decyzją, odwołać pracownika z urlopu. Może to nastąpić, gdy powstały okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczęcia urlopu oraz gdy obecność pracownika w zakładzie pracy jest konieczna. Przesłanki te muszą być spełnione łącznie. Chodzi tu więc o takie sytuacje, gdy nastąpiła np. awaria urządzeń lub niezapowiedziana kontrola, a żaden inny pracownik nie może zastąpić pracownika będącego na urlopie w wykonywaniu jego obowiązków. W szczególności więc ryzyko odwołania z urlopu będzie zagrażało pracownikom posiadającym wiedzę specjalną lub specjalistyczne umiejętności, zwłaszcza, gdy nikt inny w zakładzie pracy nie ma kwalifikacji do wykonywania takich fachowych czynności. Ocena, czy doszło do spełnienia wskazanych przesłanek należy jedynie do pracodawcy, a decyzja o odwołaniu ma charakter wiążącego polecenia. Stąd też, gdy pracownik się do niego nie zastosuje może dojść do naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych, co będzie uzasadniało możliwość rozwiązania stosunku pracy bez wypowiedzenia z winy pracownika. Pracodawca jest jednak zobowiązany pokryć wszystkie koszty, które pracownik poniósł bezpośrednio w związku z odwołaniem z urlopu. Chodzi tu o takie koszty, których pracownik by nie poniósł, gdyby nie otrzymał polecenia pracodawcy odwołującego go z urlopu, w szczególności koszty podróży powrotnej zarówno pracownika, jak i członków jego rodziny oraz ekwiwalent za część kosztów zakwaterowania, które nie zostało wykorzystane. Pracownik musi jednak pamiętać, że wszystkie poniesione koszty, których zwrotu będzie się domagał, powinny być odpowiednio udokumentowane.
Odpowiedzialność pracodawcy
Trzeba również dodać, że bezprawne naruszenie prawa do wypoczynku, jako podstawowego prawa pracownika, uzasadniać będzie rozwiązanie stosunku pracy bez wypowiedzenia z winy pracodawcy. Dodatkowo, pracodawca może ponieść odpowiedzialność karną, ze względu na to, że nieudzielenie pracownikowi urlopu wypoczynkowego lub bezpodstawne obniżenie jego wymiaru stanowi wykroczenie, które jest zagrożone karą grzywny od 1.000 zł do 30.000 zł. W niektórych zaś przypadkach zastosowanie znajdzie ostrzejsza odpowiedzialność przewidziana w art. 218 Kodeksu karnego. Jeżeli więc dojdzie do złośliwego lub uporczywego naruszania praw pracownika, w tym prawa do wypoczynku, pracodawca może podlegać karze grzywny, ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do lat 2.
Karol Sienkiewicz, radca prawny , specjalizuje się w prawie pracy.Kancelaria Sienkiewicz, Jaroszewski, Zamroch. Radcowie prawni. Spółka partnerska