Czy można dobrze rozstać się z pracownikiem, czy warto jeszcze o niego zawalczyć, i po co przeprowadzić z nim tzw. exit interview?Pracodawcy powoli przyzwyczajają się do częstszych rozstań z zatrudnionymi. Jak wynika z analiz IPK, polscy pracownicy poniżej 25. roku życia zmieniają pracę średnio co 14 miesięcy, a według badań Eurobarometru, przeciętny Kowalski zatrudnienie zmienia co 12 lat (dla porównania: Włoch co 18 lat, a Łotysz co 9). Zmiana generacyjna, coraz większa mobilność, rosnące tempo życia i zmniejszająca się stabilizacja wywierają ogromny wpływ na decyzje pracowników: wraz z rosnącymi oczekiwaniami - zmniejsza się ich lojalność.
Z ustaleń firmy AG „TEST” Human Resources, która przeanalizowała 4 tys. aplikacji kandydatów wynika, że największy przyrost aspiracji płacowych można zaobserwować wśród pracowników o najmniejszym stażu, ale oczekiwania rosną także wśród tych wyższych rangą pracowników.
Z badania „Specjalista na rynku pracy” portalu Pracuj.pl można bowiem wywnioskować, że w Polsce zmianę pracodawcy rozważa dziś aż 68 proc. menedżerów średniego szczebla, 63 proc. specjalistów oraz 6 na 10 dyrektorów i prezesów. Jednak, co ciekawe, pracownicy myślący o odejściu nie muszą wcale dołączyć do tzw. jumperów (czyli osób, które pracę zmieniają najczęściej). Mogą oni także zasilić szeregi tzw. bumerangów - pracowników, którzy odeszli z jednej firmy i po latach postanowili do niej wrócić. W Europie Zachodniej i USA specjalnie dla takich osób wprowadza się specjalne programy HR, ale w polskich przedsiębiorstwach są one na razie jeszcze mało popularne. Tymczasem liczba takich powrotów do pracy rośnie i to m.in. o nich warto pomyśleć w chwili, gdy przychodzi do rozstania z pracownikiem.
Trudna rozmowa na „Do widzenia”
Exit interview (z ang. wywiad wyjściowy) to przeprowadzany przez pracodawcę wywiad z pracownikiem, który z własnej inicjatywy postanowił odejść z firmy. Wywiad ten ma najczęściej formę rozmowy bezpośredniej lub ankiety, a czasem rozmowy telefonicznej. W trakcie rozmowy końcowej firmę zwykle reprezentuje pracownik działu personalnego lub menedżer, któremu podlega odchodząca z pracy osoba.
Dzięki exit interview pracodawca ma szansę dowiedzieć się, jak jego podwładny postrzega pracę w przedsiębiorstwie, jak ją ocenia i przede wszystkim - dlaczego decyduje się na odejście. Są to informacje niezwykle przydatne w projektowaniu i usprawnianiu polityki personalnej firmy, a także w łagodzeniu ewentualnych konfliktów na linii pracodawca -pracownik i minimalizowaniu ryzyka, że pracownik wystąpi na drogę sądową. Feedback ten wykorzystuje się również w procesie wdrażania do pracy jego następcy. Warto także wspomnieć, że sprawne i profesjonalne przeprowadzenie wywiadu wyjściowego ma pozytywny wpływ na wizerunek firmy, jako pracodawcy. Osoba, która odchodzi z firmy i dostaje szansę na szczerą rozmowę ze swoim przełożonym i/lub pracownikiem działu HR, czuje się doceniona i zaopiekowana. To niezwykle ważne, ponieważ decyzji o odejściu z pracy towarzyszy zwykle sporo negatywnych emocji i im mniej będzie ich przed ostatnim przekroczeniem progu firmy przez pracownika, tym lepiej dla wszystkich zainteresowanych stron.
Nie wszyscy wiedzą, że exit interview ma formę dobrowolną, dlatego pracodawca nie może zmusić pracownika do szczerego podzielenia się swoimi opiniami i obserwacjami na temat dotychczasowej pracy oraz podania powodów dotyczących jego odejścia. Firma też nie może w żadnym wypadku uzależnić od jego udziału w wywiadzie wydania świadectwa pracy czy wypłaty należnych mu świadczeń. A jeżeli pracownik weźmie udział w rozmowie, pracodawca nie ma też prawa zmuszać go do odpowiedzi na wszystkie pytania lub zachowania części informacji dla siebie. Jedyne, co może zrobić pracodawca, to go do tego zachęcić, przedstawiając korzyści wynikające z uczestnictwa w takim wywiadzie.
Co zyskuje osoba, która zgodzi się na udział w exit interview? Informacje, którymi podzieli się z pracodawcą, mogą mieć realny wpływ na usprawnienie pracy jego koleżanek i kolegów. Może się bowiem okazać, że np. czynniki, które skłoniły go do złożenia rezygnacji, nie są po raz pierwszy wymieniane przez pracowników odchodzących z firmy i uświadomiony na ich temat szef będzie mógł podjąć kroki, aby je w przyszłości wyeliminować. Feedback od pracownika może również pomóc w lepszym identyfikowaniu punktów zapalnych w firmie, które zmniejszają efektywność i satysfakcję z wykonywanej pracy. Co więcej, udział w rozmowie końcowej jest szansą dla pracownika na zaprezentowanie się z jak najlepszej strony, dobrze wpływa na wizerunek osoby, jako profesjonalisty na rynku pracy (tzw. personal branding) i zwiększa prawdopodobieństwo, że pracodawca będzie skłonny rekomendować go innym firmom, jako dobrego kandydata. Exit interview jest również szansą - bardzo często jedyną i ostatnią - na szczerą i otwartą rozmowę z szefem, która może skłonić go do zatrzymania pracownika w szeregach firmy i zaproponowania mu pracy na lepszych warunkach (np. awansu, podwyżki i/lub zmiany zakresu obowiązków).
W jaki sposób przeprowadzić rozmowę końcową? Przede wszystkim należy zwrócić uwagę na to, aby exit interview zostało przeprowadzone możliwie jak najpóźniej - najlepiej w terminie bliskim zakończenia okresu wypowiedzenia. Jest to niezwykle ważne, ponieważ pracownik nie powinien obawiać się, że informacje i opinie, którymi podzieli się z pracodawcą, będą miały negatywny wpływ na przebieg jego ostatnich dni w firmie. Osoba, którą pracodawca zaprasza na rozmowę końcową, powinna być również szczegółowo zapoznana z jej celami, formą i ilością czasu, którą będzie trzeba poświęcić na odpowiedzi na pytania. I tu nie ma reguły: w zależności od firmy, wywiad końcowy może trwać godzinę, jak również może przybrać formę kilku jedno- lub dwugodzinnych spotkań pracownika z pracodawcą.
Jeżeli exit interview przyjmuje formę rozmowy bezpośredniej, osoba prowadząca spotkanie zadaje pracownikowi odpowiednie pytania. Może go zapytać m.in. o to:
* Co jest bezpośrednią przyczyną jego odejścia z firmy?
* Jakie były najważniejsze powody, które przesądziły o tym, że zmienia pracę na inną?
* Czy istnieje coś, co proponuje nowa firma, a nie zapewnia tego dotychczasowy pracodawca?
* Czy czuje się doceniany w pracy?
* Co firma mogłaby zrobić, aby czuł się bardziej doceniany?
* Jak ocenia swój poziom zadowolenia z zarobków?
* Jak ocenia swoje relacje ze współpracownikami?
* Jak ocenia swoje relacje z bezpośrednim przełożonym?
* Czy otrzymywał od swojego przełożonego wsparcie?
* Jak ocenia komunikację i atmosferę panującą w firmie?
* Czy zauważa obszary w firmie, w których warto byłoby wprowadzić zmiany?
* Czego będzie mu najbardziej brakowało po odejściu z pracy?
* Czy poleciłby swoją dotychczasową firmę potencjalnym kandydatom?
* O czym firma powinna pamiętać, w czasie procesu wdrażania jego następcy?
* Czy dopuszcza on możliwość powrotu do firmy w przyszłości?
* Czy ma jakieś dodatkowe pytania lub sugestie? Etc.
W przypadku wywiadu wyjściowego przeprowadzanego w formie pisemnej, pytania są podobne, a pracownik może otrzymać na końcu do podpisania protokół. Zwykle jednak kwestionariusze exit interview są anonimowe, a wykorzystywanie formy pisemnej i analiza wyników na poziomie ilościowym ma uzasadnienie tylko w tych przedsiębiorstwach, które charakteryzują się dość wysokim poziomem rotacji pracowników. Chociaż warto dodać, że część pracodawców prowadzących exit interview uważa, że wypełnianie pisemnego kwestionariusza zwiększa prawdopodobieństwo, że odpowiedzi pracownika będą szczerze i szczegółowe - a to właśnie na takiej informacji zwrotnej firmie powinno zależeć najbardziej.
Niezwykle istotne jest zapewnienie właściwej atmosfery przed, w trakcie i po zakończeniu exit interview oraz niedopuszczanie do sytuacji, w których pracodawca i pracownik będą się wzajemnie oskarżać, obrzucać obelgami, krzyczeć, czy też sobie grozić. Bez względu na to, czy końcowe emocje towarzyszące szefowi i podwładnemu są uzasadnione, zachowanie w trakcie wywiadu wyjściowego świadczy o kulturze osobistej obu stron i wpływa na wizerunek pracownika oraz pracodawcy. Dlatego warto zwrócić uwagę na to, aby zadawane pracownikowi pytania nie dotyczyły tylko i wyłącznie punktów zapalnych oraz sytuacji problematycznych, ale aby skupiały się także na jego pozytywnych doświadczeniach i wartościowych aspektach pracy w przedsiębiorstwie. Pracownik odchodzący z firmy powinien opuszczać ją z uzasadnionym przeświadczeniem, że czas poświęcony na pracę w tym miejscu nie był bezwartościowy, a wręcz przeciwnie - spędził w niej również dobre chwile, nawiązał cenne kontakty, a doświadczenie które zdobył, na pewno zaprocentuje w przyszłości.
Zyta Machnicka, konsultant ds. marki pracodawcy, trener praktyk, e-marketer i wykładowca. Autorka blogawww.CandidateExperience.pl.
