W praktyce u większości pracodawców, którzy zdecydowali się w tym zakresie wprowadzić inne zasady, wprowadzono limit 416 nadgodzin wynikających ze szczególnych potrzeb pracodawcy w roku kalendarzowym. Liczba ta wynika z prostego wyliczenia, że skoro pracownik może razem z nadgodzinami pracować przeciętnie do 48 godzin na tydzień w okresie rozliczeniowym, podczas gdy tygodniowa norma czasu pracy wynosi 40 godzin, to różnica daje osiem nadgodzin na każdy tydzień – a ponieważ w roku kalendarzowym są 52 tygodnie, to pomnożone przez osiem dają właśnie 416 nadgodzin.
Interpretacja ministerstwa
Z ukształtowaniem wyżej wskazanego limitu na poziomie 416 nadgodzin nie zgadza się jednak departament prawa pracy MPiPS. Otóż – w skrócie – w piśmie z 13 listopada 2008 r. (DPR-III-079-612/TW/08) eksperci ww. departamentu stwierdzili, że w przypadku zamiaru zwiększenia rocznego limitu nadgodzin wynikających ze szczególnych potrzeb pracodawcy w roku kalendarzowym, należy uwzględnić dni urlopu wypoczynkowego pracownika w wymiarze 20 lub 26 dni. Maksymalny limit może zatem zostać wskazany w wysokości 384 godzin (od 52 tygodni w roku odejmuje się cztery tygodnie urlopu, co daje 48 tygodni, które należy pomnożyć przez dopuszczalną maksymalną liczbę godzin nadliczbowych przeciętnie w tygodniu w okresie rozliczeniowym, czyli osiem).
Natomiast u pracowników korzystających z 26-dniowego urlopu wypoczynkowego maksymalny limit wynosi 376 godzin (od 52 tygodni odejmujemy pięć tygodni urlopu, co daje 47 tygodni, które mnoży się przez osiem godzin nadliczbowych).
Zaległe urlopy
W związku z tym stanowiskiem, pojawiły się pytania, czy należy zatem zmienić wewnątrzzakładowe akty prawne (np. regulaminy pracy), w których ustalono ten limit na poziomie 416 nadgodzin. Otóż takiej potrzeby nie ma.
Eksperci wskazali, że w każdym roku kalendarzowym pracownikowi przysługuje 20 lub 26 dni urlopu wypoczynkowego i to wyklucza możliwość osiągnięcia maksymalnego pułapu 416 nadgodzin. Maksymalna granica takich nadgodzin może zatem wynieść 384 godziny u pracowników z 20-dniowym wymiarem urlopu i 376 godzin u pracowników z 26-dniowym wymiarem urlopu.
Pomimo, że takie stanowisko nie budzi zastrzeżeń od strony rachunkowej, to wątpliwe jednak wydaje się założenie leżące u jego podstaw, że każdy z pracowników wykorzystuje w danym roku kalendarzowym całość przysługującego mu urlopu wypoczynkowego. Pracownicy dość powszechnie nie korzystają z całości takiego urlopu w danym roku i przekładają go na rok następny. Wynika to z faktu, iż pracodawca ma co prawda obowiązek udzielać urlopu zgodnie z przepisami kodeksu pracy, w tym urlopu zaległego w zakreślonym czasie, ale nie ma prawa – poza wyjątkowym przypadkiem dot. biegu okresu wypowiedzenia – do przymuszenia pracownika do skorzystania przez niego z tego prawa. Rodzi to kuriozalną sytuację, w której pracodawca ma obowiązek udzielić pracownikowi w określonym terminie urlopu wypoczynkowego, w tym zaległego (pracownik nie ma przy tym obowiązku złożenia wniosku urlopowego), a jednocześnie w przypadku, gdy pracodawca nie udzieli tego urlopu (co może uczynić jedynie na wniosek pracownika) naraża się na zarzut naruszenia praw pracownika.
Skoro zatem – zgodnie z przepisami kodeksu pracy – pracownik w praktyce może nie wykorzystać nawet jednego dnia urlopu wypoczynkowego w danym roku kalendarzowym, to tym samym brak jest podstaw do umniejszania z tego tytułu maksymalnego limitu rocznych nadgodzin i do jakichkolwiek zmian wewnątrzzakładowych aktów prawnych w tym zakresie.
Marcin Grzesiak, radca prawny w Kancelarii Dr Krystian Ziemski & Partner
