Wykorzystanie samochodu do celów prywatnych pozbawi pracodawcę prawa do pełnego odliczenia VAT związanego z zakupem części eksploatacyjnych.
Od 1 kwietnia 2014 r. przedsiębiorcy (podatnicy VAT) posiadający w prowadzonej firmie samochody, których masa całkowita nie przekracza 3,5 tony, muszą spełnić dodatkowe warunki, aby odliczać cały VAT od wydatków związanych z użytkowaniem tego pojazdu w działalności gospodarczej.
Wykorzystanie na cele prywatne
Wykorzystywanie auta przez pracownika na cele prywatne (np.sobotnie wyjazdy na zakupy) spowoduje, że szef zostanie pozbawiony prawa do pełnego odliczania. Będzie mógł tylko odliczać 50 proc. VAT od zakupów związanych z eksploatacją auta (np. przeglądy, naprawy, zakup ubezpieczenia, opon i innych części zamiennych,) oraz całkowicie straci prawo do odliczenia podatku od paliwa do takiego samochodu.
Oznacza to, że samochody osobowe oraz samochody o dopuszczalnej masie całkowitej do 3,5 tony użytkowane w firmie nie mogą być wykorzystywane w celach prywatnych pracownika lub pracodawcy.
Jednocześnie Ministerstwo Finansów w opublikowanych na stronie internetowej wyjaśnieniach stwierdza, że zmiana wykorzystywania pojazdu musi mieć charakter trwały i stały, potwierdzony obiektywnymi okolicznościami, znajdującymi swój wyraz m.in. w zmianie zasad używania pojazdu, określonych przez podatnika. Krótkookresowe (np. tygodniowe) zmiany wykorzystywania pojazdu wskazują na użytek „mieszany” pojazdu od samego początku ponoszenia wydatków związanych z pojazdem - wskazują bowiem na możliwość użytku prywatnego.
Przedsiębiorca, który chce skorzystać z pełnego odliczania VAT od zakupów związanych z takimi pojazdami musi to zgłosić na druku VAT-26, który powinien zostać przekazany fiskusowi w terminie właśnie 7 dni od daty poniesienia pierwszego wydatku. Niezgłoszenie tej informacji w ustawowym terminie powoduje utratę prawa do 100 % odliczenia VAT przy zakupie samochodów osobowych, a także innych pojazdów samochodowych o dopuszczalnej masie całkowitej do 3,5 tony oraz od kosztów wydatkowanych na eksploatację. W przypadku niezłożenia w terminie informacji uznaje się, że pojazd samochodowy jest wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika dopiero od dnia jej złożenia.
W sytuacji zmiany wykorzystywania pojazdu samochodowego podatnik jest obowiązany do aktualizacji informacji, najpóźniej przed dniem, w którym dokonuje tej zmiany.
Aktualizacja VAT-26
Przedsiębiorca, który zamierza zmienić przeznaczenie pojazdu, który wcześniej był zgłoszony jako wykorzystywany wyłącznie dla celów prowadzonej działalności gospodarczej, ma obowiązek ponownego złożenia druku VAT-26. Stanowi to aktualizację danych.
Jednak to nie wszystko, drugi warunek, który uprawnia do pełnego odliczenia to prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu. Ewidencja przebiegu pojazdu jest prowadzona od dnia rozpoczęcia wykorzystywania pojazdu samochodowego wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika do dnia zakończenia wykorzystywania tego pojazdu wyłącznie do tej działalności.
Pracownik (kierowca), który używa w firmie samochodu musi w niej m.in. wpisywać każde wykorzystanie pojazdu, podając:
a) kolejny numer wpisu,
b) datę i cel wyjazdu,
c) opis trasy (skąd - dokąd),
d) liczbę przejechanych kilometrów,
e) imię i nazwisko osoby kierującej pojazdem
Musi to być też potwierdzone przez pracodawcę na koniec każdego okresu rozliczeniowego w zakresie autentyczności wpisu osoby kierującej pojazdem.
Działalność mieszana
Obowiązkami, związanymi z prowadzeniem ewidencji przebiegu pojazdu oraz składaniem VAT-26 nie muszą się przejmować przedsiębiorcy, którzy z góry zakładają, że posiadane samochody osobowe oraz inne pojazdy samochodowe o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony będą służyły tzw. działalności mieszanej, czyli działalności gospodarczej oraz prywatnej. W takim przypadku ograniczone zostanie im rozliczenie VAT. Należy pamiętać, że w takiej sytuacji istnieje:
1. prawo do odliczenia 50 proc. VAT związanego z zakupem samochodu,
2. prawo do odliczenia 50 % VAT w stosunku do wydatków eksploatacyjnych (bez zakupu paliwa),
3. zakaz całkowity odliczania VAT od zakupu paliwa (dopiero od 1 lipca 2015 r. można odliczyć 50 % VAT).
W tej sytuacji jednak korzystne jest to, że przy wykorzystywaniu prywatnym takich samochodów, nie ma obowiązku naliczania VAT z tytułu nieodpłatnych świadczeń.
Trzeba pamiętać, że na podstawie ustawy o VAT, za odpłatne świadczenie usług uznaje się również użycie towarów stanowiących część przedsiębiorstwa podatnika do celów innych niż działalność gospodarcza. Odnosi się to w szczególności do celów osobistych podatnika lub jego pracowników, w tym byłych pracowników, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członków spółdzielni i ich domowników, członków organów stanowiących osób prawnych, członków stowarzyszenia, jeżeli podatnikowi przysługiwało, w całości lub w części, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z tytułu nabycia, importu lub wytworzenia tych towarów lub ich części składowych.
Wyjątkowo zasada ta nie będzie miała zastosowania w przypadku użycia pojazdów samochodowych do celów innych niż działalność gospodarcza, jeżeli podatnikowi przysługiwało, w całości lub w części, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego (50 proc. kwoty VAT).
Termin zgłoszenia
Przedsiębiorcy, którzy mają w swojej firmie samochody kupione wcześniej powinni wiedzieć, że niektóre z nich do pełnego 100 proc. odliczenia nie wymagają zgłaszania do urzędu skarbowego na druku VAT-26 oraz prowadzenia ewidencji przebiegu. Dotyczy to określonych pojazdów samochodowych, które są uznawane za wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej, gdy ich konstrukcja wyklucza użycie do celów niezwiązanych z firmą lub powoduje, że ich użycie do celów niezwiązanych z firmą jest nieistotne. Za takie ustawa o VAT uważa:
1) pojazdy samochodowe, inne niż samochody osobowe, mające jeden rząd siedzeń, który oddzielony jest od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą:
a) klasyfikowane na podstawie przepisów o ruchu drogowym do podrodzaju: wielozadaniowy, van lub
b) z otwartą częścią przeznaczoną do przewozu ładunków;
2) pojazdy samochodowe, inne niż samochody osobowe, które posiadają kabinę kierowcy z jednym rzędem siedzeń i nadwozie przeznaczone do przewozu ładunków jako konstrukcyjnie oddzielne elementy pojazdu;
3) pojazdy specjalne, które spełniają również warunki zawarte w odrębnych przepisach, określone dla następujących przeznaczeń:
a) agregat elektryczny/spawalniczy,
b) do prac wiertniczych,
c) koparka, koparko-spycharka,
d) ładowarka,
e) podnośnik do prac konserwacyjno-montażowych,
f) żuraw samochodowy.
Spełnienie wymagań dla pojazdów samochodowych stwierdza się na podstawie dodatkowego badania technicznego przeprowadzonego przez okręgową stację kontroli pojazdów, potwierdzonego zaświadczeniem wydanym przez tę stację, oraz dowodu rejestracyjnego pojazdu zawierającego odpowiednią adnotację o spełnieniu tych wymagań.
W przypadku pojazdów specjalnych wymagania stwierdza się na podstawie dokumentów wydanych zgodnie z przepisami o ruchu drogowym.
Dodatkowe badanie techniczne powinno być przeprowadzone w terminie najbliższego obowiązkowego okresowego badania technicznego, nie później jednak niż przed upływem 3 miesięcy od 1 kwietnia 2014 r. Oznacza to, że termin upływa 30 czerwca 2014 r.
Dodatkowe badania przeprowadza okręgowa stacja kontroli pojazdów, która wydaje zaświadczenie (potwierdzające posiadanie wymagań) z odpowiednią adnotacją w dowodzie rejestracyjnym.
Bogdan Świąder, doradca podatkowy
Podstawa prawna:
Art. 86a ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn.: Dz.U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 ze zm.).
Art. 9 ust. 1-3 ustawy z 7 lutego 2014 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2014 r. poz. 312).
