Urlop na żądanie trzeba wziąć zasadniczo na cały dzień pracy. Pracownik może skorzystać z 4 takich dni w roku kalendarzowym. Jeżeli podwładny potrzebuje tylko kilku wolnych godzin, zamiast wniosku o urlop może złożyć wniosek o zwolnienie od pracy w celu załatwienia swoich osobistych spraw.
Zasady udzielania urlopu na żądanie zostały określone w art. 167[2] kodeksu pracy (dalej: k.p.). Zgodnie z tym przepisem, pracodawca udziela - na żądanie pracownika i we wskazanym przez niego terminie - nie więcej niż 4 dni urlopu w każdym roku kalendarzowym.
Urlop na żądanie nie jest dodatkowym urlopem wypoczynkowym. Są to 4 dni z puli urlopu, do której podwładny ma prawo za dany rok kalendarzowy. Jeśli więc podwładny wykorzystał już cały przysługujący mu urlop, nie może domagać się uzupełniających 4 dni urlopu na żądanie. Urlop na żądanie w tym wymiarze (4 dni) przysługuje niezależnie od tego, czy pracownikowi należy się za dany rok 20, 26, czy jeszcze więcej dni urlopu wypoczynkowego (np. gdy oprócz urlopu podstawowego przewidzianego w k.p. zatrudniony ma jeszcze prawo do 10 dni dodatkowego urlopu z tytułu zaliczenia do znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności).
Pracownik nie może uzbierać większej liczby dni urlopu na żądanie. Jeśli np. przed 2 lata nie korzystał z takiego uprawnienia, nie oznacza to, że w 3. roku może wziąć 12 dni urlopu na żądanie. W każdym roku kalendarzowym podwładny może wziąć w tym trybie maksymalnie 4 dni urlopu. Dni niewykorzystanego w danym roku urlopu na żądanie z końcem roku tracą swój specyficzny charakter (por. m.in. wyjaśnienia Głównego Inspektoratu Pracy z 1 kwietnia 2011 r., nr GPP-110-4560-14-1/11/PE/RP).
Łączny wymiar urlopu na żądanie nie może przekroczyć 4 dni w roku kalendarzowym niezależnie od liczby pracodawców, z którymi podwładny pozostaje w danym roku w kolejnych stosunkach pracy (art. 167[3] k.p.). Jeżeli więc pracownik np. w czerwcu i lipcu wziął łącznie 4 dni urlopu na żądanie u swojego ówczesnego pracodawcy, a od sierpnia zmienił pracę, to - mimo zmiany pracodawcy – do końca grudnia nie może już skorzystać z urlopu w tym trybie.
Złożenie wniosku
W k.p. zastrzeżono, że pracownik powinien zgłosić wniosek o udzielenie urlopu na żądanie najpóźniej w dniu jego rozpoczęcia. Nie jest wymagana forma pisemna. Podwładny może więc np. zadzwonić do pracodawcy albo przesłać mu mail. Pracownik nie musi także uzasadniać swojego wniosku ani wykazywać, że rzeczywiście ma ważne, nieprzewidywane wcześniej powody, aby wziąć urlop właśnie w tym terminie. Wystarczy wskazanie z ilu dni urlopu na żądanie chce skorzystać i kiedy (por. przykładowy wzór wniosku o urlop na żądanie).
W orzecznictwie podkreśla się, że wniosek pracownika o udzielenie urlopu na żądanie w danym dniu powinien zostać zgłoszony nie do końca tego dnia, ale zasadniczo do chwili planowanego rozpoczęcia przez podwładnego pracy w tym dniu – zgodnie z obowiązującym rozkładem czasem pracy.
Przyjmuje się, że wniosek o udzielenie urlopu na żądanie trzeba zgłosić najpóźniej przed rozpoczęciem pracy, a jednocześnie w takich godzinach, w których pracodawca może - przez osoby uprawnione – udzielić tego urlopu.
Z uwagi na obowiązek dbałości pracownika o dobro pracodawcy, podwładny powinien zgłosić swoje żądanie najwcześniej jak to możliwe, aby pozwolić pracodawcy na podjęcie środków zaradczych wynikających z potrzeby zapewnienia zastępstwa.
Może się oczywiście zdarzyć, że z powodu nadzwyczajnych okoliczności pracownik nie będzie w stanie zgłosić wniosku o urlop w tym terminie. W takiej sytuacji nadzwyczajne okoliczności wyłączą jednak winę pracownika, w związku z czym pracodawca nie będzie mógł zarzucić mu niedopełnienia obowiązków.
Również regulamin pracy lub praktyka przyjęta u danego pracodawcy mogą przewidywać późniejsze zgłoszenie wniosku o udzielenie urlopu na żądanie (por. m.in. wyrok Sądu Najwyższego z 7 listopada 2013 r., sygn. SNO 29/13, Lex nr 1393802).
Przykład:
Pracownica spółki miała we wtorek rano rozpocząć pracę o godz. 9. Wszyscy podwładni spółki, a także jej zarząd, przychodzą do biura o tej porze. Wykoleił się jednak pociąg, którym podwładna jechała do pracy. Ostatecznie pracownica skontaktowała się z pracodawcą dopiero o godz. 11.00. W regulaminie pracy obowiązującym w spółce nie było zapisu stwierdzającego, do kiedy trzeba zgłosić wniosek o urlop na żądanie. Nie wykształciła się także żadna praktyka w tym zakresie. W normalnych okolicznościach podwładna powinna była zawiadomić pracodawcę o zamiarze skorzystania z urlopu na żądanie najpóźniej ok. godz. 9 w dniu rozpoczęcia tego urlopu. Nadzwyczajna sytuacja usprawiedliwiała jednak spóźnione zgłoszenie wniosku.
Przykład:
Podwładny przyszedł rano normalnie do pracy. Źle się jednak poczuł i koło południa wyszedł z biura, po wysłaniu do pracodawcy maila, że chce wziąć na ten dzień urlop na żądanie. Pracownik był przekonany, że nie narusza w ten sposób przepisów i korzysta po prostu ze swego uprawnienia. Po południu poszedł do lekarza i otrzymał od następnego dnia zwolnienie lekarskie.
W orzecznictwie przyjmuje się, że zachowanie pracownika polegające na opuszczeniu miejsca pracy, po wystosowaniu żądania urlopu po kilku godzinach świadczenia pracy w tym dniu, powinno być traktowane jako naruszenie podstawowego obowiązku pracowniczego w postaci konieczności przestrzegania ustalonego u pracodawcy czasu pracy. Z tego względu takie zachowanie jest bezprawne. Sama bezprawność zachowania pracownika nie wystarcza jednak do uznania, że ciężko naruszył swoje podstawowe obowiązki. Aby można było uznać, że naruszenie przez niego obowiązków miało ciężki charakter, niezbędny jest znaczny stopień winy pracownika. Musi to być wina umyślna lub rażące niedbalstwo. O istnieniu takiej winy wnioskuje się na podstawie całokształtu okoliczności związanych z zachowaniem pracownika (wyrok SN z 7 lutego 2008 r., sygn. II PK 162/07, OSNP 2009/7-8/98).
W rozpatrywanym przypadku nie można było przypisać pracownikowi winy umyślnej ani rażącego niedbalstwa. Mimo naruszenia przez niego przepisów, pracodawca nie mógł więc zwolnić go za to dyscyplinarnie (na podstawie art. 52 § 1 pkt 1 k.p.).
Potrzebna zgoda pracodawcy
Podwładny musi pamiętać, że urlop na żądanie jest „udzielany” przez pracodawcę. W orzecznictwie podkreśla się, że obowiązek udzielenia takiego urlopu nie jest bezwzględny. Pracodawca może odmówić żądaniu podwładnego ze względu na szczególne okoliczności, które powodują, że zasługujący na ochronę wyjątkowy interes pracodawcy wymaga obecności zatrudnionego w pracy (por. m.in. wyrok SN z 28 października 2009 r., sygn. II PK 123/09, OSNP 2011/11-12/148). Do takich szczególnych okoliczności mogą należeć np. awaria w zakładzie, czy kontrola, podczas której niezbędna jest obecność danego podwładnego. Rozpoczęcie urlopu na żądanie przed udzieleniem go przez pracodawcę może być uznane za nieusprawiedliwioną nieobecność w pracy. Jeżeli pracownik jest w stanie przewidzieć, że będzie chciał wziąć urlop na żądanie, powinien zgłosić wniosek w tej sprawie wcześniej niż dopiero w planowanym dniu rozpoczęcia tego urlopu, aby mieć pewność, że rozpoczyna go za zgodą pracodawcy.
Przykład:
W dniu spotkania z ważnym klientem podwładna o godz. 8 rano przesłała pracodawcy mail z informacją, że chce wziąć w tym dniu urlop na żądanie. Jej obecność na spotkaniu była niezbędna, gdyż pracownica dysponowała informacjami, jakich nie posiadał nikt inny. Podwładna była tego świadoma. Pracodawca odpisał jej, że musi stawić się w tym dniu w pracy, a następnie wielokrotnie próbował skontaktować się z nią telefonicznie. Było to jednak niemożliwe. Pracownica przyszła do biura dopiero następnego dnia. Wyjaśniła, że miała prawo do urlopu na żądanie, w związku z czym skorzystała z tego uprawnienia. Takie zachowanie uzasadniało rozwiązanie z nią umowy o pracę bez wypowiedzenia.
Wyjście na kilka godzin
Zgodnie z art. 154[2] § 1 i 4 k.p. zasadą jest, że podwładny powinien wziąć urlop na cały dzień pracy. Udzielenie zatrudnionemu urlopu w dniu pracy w wymiarze godzinowym odpowiadającym tylko części dobowego wymiaru czasu pracy (np. tylko na 3 godziny z 8 godzin pracy) jest dopuszczalne wyłącznie w przypadku, gdy część urlopu pozostała do wykorzystania jest niższa niż pełny dobowy wymiar czasu pracy podwładnego w dniu, na który ma być udzielony urlop.
Jeżeli zatrudniony nie potrzebuje całego dnia wolnego, ale np. tylko kilku godzin na załatwienie swoich osobistych spraw, to zamiast brać na cały dzień urlop na żądanie, może zwolnić się z pracy na potrzebny mu krótszy czas. Skutki takiego rozwiązania określa art. 151 § 2[1] k.p. Zgodnie z tym przepisem, czas odpracowania zwolnienia od pracy, udzielonego pracownikowi - na jego pisemny wniosek - w celu załatwienia osobistych spraw,nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych. Odpracowanie zwolnienia od pracy nie może jednak naruszać prawa pracownika do odpoczynku dobowego i tygodniowego (art. 132 i art. 133 k.p.). Zgodnie z tymi przepisami zasadą jest, że pracownikowi przysługuje w każdej dobie prawo do co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku, a w każdym tygodniu - prawo do co najmniej 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku, obejmującego co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku dobowego.
Warunkiem formalnym zwolnienia od pracy w celu załatwienia osobistych spraw jest złożenie przez podwładnego pisemnego wniosku o zgodę na wyjście z pracy oraz zaakceptowanie tego wniosku przez pracodawcę.
Jak wyjaśnił resort pracy, poza wymogiem, aby wniosek o udzielenie zwolnienia od pracy w celu załatwienia osobistych spraw został złożony na piśmie, k.p. nie określa zasad udzielania takiego zwolnienia. Zasady udzielania i odpracowywania takich zwolnień mogą zostać ustalone w regulaminie pracy lub w układzie zbiorowym pracy obowiązującym w danym zakładzie. Mogą być także ustalane każdorazowo na mocy porozumienia między pracownikiem a pracodawcą.
Poniżej podajemy przykładowy wzór wniosku o zgodę na wyjście z pracy. Zatrudniony powinien wskazać w nim, w jakim dniu i na ile godzin ma być udzielone takie zwolnienie. Nie musi natomiast podawać proponowanego terminu odpracowania zwolnienia. Jeżeli podwładny wskaże taki termin, to - podobnie jak sam wniosek o zwolnienie – jego sugestia nie jest wiążąca dla pracodawcy.
Anna Puszkarska
Podstawa prawna:
art. 131-132, art. 151 § 2[1], art. 154[2], art. 167[2], art. 167[3] ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.).
