Zanim zatrudnisz agencję pracy

Decydując się na skorzystanie z usług agencji rekrutacyjnej pracodawca powinien wcześniej dokładnie sprawdzić, z jaką firmą ma do czynienia: czy ma ona niezbędne zezwolenia oraz odpowiednio wysokie ubezpieczenie. Również w umowie ramowej z agencją warto umieścić zapisy chroniące interesy firmy na wypadek, gdyby jakość tych świadczeń okazała się niezadowalająca. 

Rynek prywatnych agencji pośrednictwa pracy znacznie rozwinął się w ostatnich latach a rosnąca konkurencja sprawia, że są one profesjonalne i dbają o dobrą reputację. Agencje starają się dbać o wysokie standardy obsługi firm i pracowników. Mimo wszystko, wyboru agencji należy dokonywać rozważnie. Szczególną uwagę należy zwrócić na wiarygodność firmy rekrutacyjnej. 

Podstawowym kryterium wiarygodności agencji jest posiadanie przez nią certyfikatu wydanego przez właściwy organ administracji. Kwestia ta regulowana jest przez ustawę z 20 kwietnia 2004c r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy ( t. j. Dz. U. 2008 Nr 69, poz. 415 ze zm.), zgodnie z którą agencja zobowiązana jest uzyskać wpis do rejestru prowadzonego przez marszałka województwa właściwego dla siedziby podmiotu ubiegającego się o wpis. 

Rejestr agencji pośrednictwa pracy jest jawny. Jawność rejestru jest zapewniona poprzez uruchomienie strony internetowej zawierającej tak zwany Krajowy Rejestr Agencji Zatrudnienia www.kraz.praca.gov.pl), za pośrednictwem której każdy podmiot chcący skorzystać z usług agencji zatrudnienia może sprawdzić, czy posiada ona wpis do rejestru podmiotów prowadzących agencje zatrudnienia. 

Jeśli planujemy skorzystać z usług agencji, należy w pierwszej kolejności sprawdzić, czy działa ona legalnie i uzyskała wymagany wpis. Warto tu podkreślić, że prowadzenie agencji zatrudnienia bez wymaganego wpisu do rejestru podlega karze grzywny.

Przepisy prawa ściśle określają również wymogi w zakresie technicznego wyposażenia agencji zatrudnienia, a także w zakresie kwalifikacji personelu zatrudnionego w takich agencjach. Spełnienie powyższych warunków ma na celu zagwarantowanie minimalnego standardu usług świadczonych przez agencje zatrudnienia i zagwarantowanie profesjonalizmu podejmowanych działań. Jest to regulacja zgodna ze standardami międzynarodowymi, w świetle których agencje zatrudnienia powinny mieć odpowiednio wykwalifikowany i przeszkolony personel. 

Zanim podejmiemy decyzję o rozpoczęciu współpracy z daną agencją, sprawdźmy, czy posiada ona lokal przeznaczony na biuro agencji zatrudnienia zapewniający poufność prowadzonych rozmów oraz, czy wyposażony on jest w podstawowy sprzęt techniczny umożliwiający prowadzenie działalności agencji zatrudnienia. Pierwszym sygnałem, że agencja jest mało wiarygodna jest zaś to, że w ogłoszeniach podaje wyłącznie komórkowe numery telefonów. Pamiętajmy więc, by prosić zawsze o numer stacjonarny i by na pierwsze spotkanie umówić się w biurze agencji.

Rozpoczynając współpracę z agencją dokładnie należy zapoznać się z zapisami proponowanej przez nią umowy. Najczęściej wybieraną przez pracodawców formą współpracy jest zatrudnianie pracowników tymczasowych i tu umowy te winny być szczególnie skrupulatnie przygotowywane i omawiane. Zasady zatrudniania pracowników tymczasowych, a także zasady kierowania tych pracowników do wykonywania pracy na rzecz pracodawcy użytkownika reguluje ustawa z 9 lipca 2003 r. o zatrudnianiu pracowników tymczasowych. Pracownika tymczasowego zatrudnia agencja pracy tymczasowej, która jest jego pracodawcą, a ten wykonuje pracę na rzecz innego podmiotu, zainteresowanego przedsiębiorcy, zwanego pracodawcą użytkownikiem. To relacja między trzema a nie, jak w klasycznym stosunku pracy, dwoma podmiotami. Ustawa wprowadza dwa warunki, które muszą wystąpić łącznie, aby mieć do czynienia z taką pracą:

- tymczasowy charakter pracy oraz 

- maksymalny termin trwania umowy (umów), której przedmiotem jest skierowanie do wykonywania pracy tymczasowej na rzecz jednego pracodawcy użytkownika. Pamiętać przy tym trzeba, że w okresie obejmującym 36 kolejnych miesięcy agencja pracy tymczasowej zatrudniająca pracownika tymczasowego może skierować tego pracownika do wykonywania pracy tymczasowej na rzecz jednego pracodawcy użytkownika przez okres nieprzekraczający łącznie 18 miesięcy.

Współpracę z agencją warto rozpocząć od podpisania ramowej umowy o świadczenie usług (jednorazowo). Żeby zaś pozyskać pracownika na konkretne stanowisko, należy każdorazowo wysłać do agencji szczegółowe zamówienie. W umowie ramowej określa się m.in.: zasady kierowania pracowników do przedsiębiorstwa, warunki wymiany dokumentów pomiędzy firmą a agencją oraz wysokość i terminy płatności wynagrodzenia agencji. Oprócz tych ustaleń zamieszcza się także postanowienia dodatkowe. Na piśmie należy również z agencją uzgodnić zakres informacji dotyczących przebiegu pracy tymczasowej, które mają wpływ na wysokość wynagrodzenia za pracę pracownika tymczasowego oraz sposób i termin przekazywania tych informacji agencji pracy tymczasowej w celu prawidłowego obliczania wynagrodzenia za pracę tego pracownika, a także zakres przejęcia przez pracodawcę użytkownika obowiązków pracodawcy dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy i zakres przejęcia przez pracodawcę użytkownika obowiązku pracodawcy dotyczącego wypłacania należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

W umowie z agencją warto zapisać także inne ustalenia, np. kogo pracownik informuje o nieobecności, zasady rezygnacji z pracowników tymczasowych i termin „dostarczenia” kolejnej osoby i terminy realizacji zamówień.

Aby się zabezpieczyć przed nieterminowym delegowaniem pracowników przez agencję lub przed oddelegowaniem pracowników nieposiadających wymaganych kwalifikacji, należy i te kwestie unormować w umowie ramowej. 

Agencja pracy tymczasowej powinna zobowiązać się skierować pracownika, spełniającego wszelkie kryteria określone w treści zlecenia, w ściśle określonym terminie, nie dłuższym niż np. 12 godzin od momentu potwierdzenia zamówienia. 

Jeśli zaś pracownik nie spełnia oczekiwań pracodawcy - użytkownika, tzn. nie posiada odpowiednich kwalifikacji, wówczas przydatny będzie zapis o możliwości rezygnacji przez przedsiębiorcę ze świadczeń pracy tego pracownika oraz zobowiązanie agencji do skierowania innej osoby, posiadającej wymagane umiejętności, w możliwie krótkim, określonym w umowie terminie. 

Zapisem zabezpieczającym będzie również regulacja umowna dotycząca możliwości rezygnacji z wykonywania pracy przez pracownika tymczasowego, bez ponoszenia żadnych dodatkowych kosztów w przypadku, gdy ten dopuszcza się naruszenia obowiązków pracowniczych, bądź zaprzestał wykonywania pracy z powodu niestawiennictwa do pracy bez usprawiedliwienia przyczyn nieobecności. 

Odpowiedzialnością za wszelkie przestoje spowodowane niewłaściwym doborem przez agencję pracowników i oddelegowywanie pracowników nie posiadających kompetencji bądź też pracowników, który nie wykonują swoich zadań, warto obciążyć agencję, wprowadzając odpowiednie zapisy do umowy, łącznie z karami umownymi za niewłaściwe wykonanie umowy.

Małgorzata Kalisz-Pawluk, radca prawny z Kancelarii Prawnej Schampera, Dubis, Zając i Wspólnicy 

Podstawa prawna:

Agencje pośrednictwa pracy świadczą usługi w zakresie pośrednictwa pracy na terenie Polski oraz pośrednictwa do pracy za granicą u pracodawców zagranicznych. Udzielają one pomocy poszukującym pracy w uzyskaniu odpowiedniego zatrudnienia a pracodawcom w znalezieniu pracowników o poszukiwanych kwalifikacjach zawodowych. Zajmują się pozyskiwaniem i upowszechnianiem ofert pracy, udzielaniem pracodawcom informacji o kandydatach do pracy, informowaniem kandydatów oraz pracodawców o aktualnej sytuacji i przewidywanych zmianach na lokalnym rynku pracy. Dodatkowo inicjują i organizują spotkania osób poszukujących odpowiedniego zatrudnienia lub innej pracy zarobkowej z pracodawcami, a także kierują osoby do pracy za granicą u pracodawców zagranicznych.

Agencje doradztwa personalnego świadczą odpłatnie usługi doradcze na rzecz pracodawców. Specjalizują się one w prowadzeniu analizy zatrudnienia u pracodawców, określaniu kwalifikacji pracowników i ich predyspozycji oraz innych cech niezbędnych do wykonywania określonej pracy. Wskazują źródła i metody pozyskania kandydatów na określone stanowiska pracy oraz weryfikują kandydatów pod względem oczekiwanych kwalifikacji i predyspozycji.

Agencje poradnictwa zawodowego udzielają pomocy w wyborze odpowiedniego zawodu i miejsca zatrudnienia oraz pomocy w doborze kandydatów do pracy na stanowiska wymagające szczególnych predyspozycji psychofizycznych.

Agencje pracy tymczasowej kierują własnych pracowników do pracodawcy użytkownika celem wykonywania pracy tymczasowej. 

Każda agencja zatrudnienia może prowadzić działalność zarówno w jednej, w kilku, jaki i we wszystkich ze wskazanych powyżej form.