Pracodawca zawsze musi podać przyczynę wypowiedzenia umowy zawartej na czas nieokreślony. Powinien zrobić to w taki sposób, aby podwładny rozumiał stawiane mu zarzuty. W razie sądowego sporu z zatrudnionym, pracodawca może powoływać się tylko na powody wskazane w uzasadnieniu wypowiedzenia.
Podanie przyczyny zwolnienia
Przykład. Pracownik uzasadnia tylko gdy…
Podwładny z 10-letnim zakładowym stażem pracy chce wręczyć pracodawcy wypowiedzenie umowy na czas nieokreślony. Składane przez niego wypowiedzenie powinno mieć formę pisemną. Długi okres zatrudnienia u tego pracodawcy oznacza, że zatrudnionego będzie obowiązywać 3-miesięczny okres wypowiedzenia (art. 36 § 1 pkt 3 k.p.). Podwładny nie ma natomiast obowiązku podania przyczyny wypowiedzenia. Musiałby to zrobić tylko wówczas, gdyby zamierzał dochodzić od pracodawcy odszkodowania za wypowiedzenie umowy o pracę z powodu mobbingu (art. 94[3] § 5 k.p.). Natomiast w sytuacji, gdyby podwładny podjął decyzję o rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia – np. z powodu zaprzestania wypłaty pensji lub ciężkiego naruszenia przez pracodawcę innych podstawowych obowiązków, musiałby wskazać w swoim oświadczeniu przyczynę uzasadniającą rozwiązanie umowy w tym trybie (art. 55 § 2 k.p.).
W art. 30 § 4 k.p. nie nałożono na pracodawcę obowiązku uzasadnienia wypowiedzenia umowy terminowej. Podnosi się jednak, że w sytuacji, gdy pracodawca korzysta z uprawnienia do wypowiedzenia umowy na czas określony lub na czas wykonania określonej pracy z powodu jego likwidacji, ogłoszenia upadłości bądź na podstawie ustawy o zwolnieniach grupowych, powinien zaznaczyć to w treści pisma zawierającego wypowiedzenie.
Przykład. Wypowiadanie umów terminowych
Pracodawca chce zwolnić podwładnego zatrudnionego na podstawie umowy na czas określony. Umowa została zawarta na rok i przewidziano w niej możliwość jej wcześniejszego rozwiązania za 2-tygodniowym wypowiedzeniem. Pracodawca chcący skorzystać z tej możliwości nie musi podawać pracownikowi przyczyny wypowiedzenia. Gdyby jednak umowa była zawarta np. tylko na pół roku, a pracodawca chciał rozwiązać ją za 2-tygodniowym wypowiedzeniem z powodu swojej likwidacji, ogłoszenia upadłości lub na podstawie ustawy o zwolnieniach grupowych, powinien zaznaczyć to w treści wypowiedzenia. Gdyby bowiem nie te szczególne okoliczności, nie miałby prawa wypowiedzieć umowy o pracę temu podwładnemu.
W sposób zrozumiały dla pracownika
W orzecznictwie podkreśla się, że podana przez pracodawcę przyczyna wypowiedzenia nie może być ogólna. Pracownik musi rozumieć, co konkretnie zarzuca mu pracodawca. W piśmie wypowiadającym umowę o pracę nie można zatem ograniczyć się np. do stwierdzenia, że zatrudniony niewłaściwie wykonywał swoje obowiązki (por. wyrok SN z 1 października 1997 r., I PKN 315/97, OSNP 1998/14/427).
Konkretność wskazania przyczyny wypowiedzenia ocenia się z uwzględnieniem innych okoliczności uściślających tę przyczynę, znanych zwalnianemu pracownikowi (wyrok SN z 2 września 1998 r., I PKN 271/98, OSNP 1999/18/577).
Jeżeli więc pracodawca np. wielokrotnie przekazywał na piśmie podwładnemu uwagi dotyczące jego spóźnień, czy złej organizacji pracy, w związku z czym zatrudniony wiedział, co dokładnie zarzuca mu pracodawca, a mimo to nie zmienił swego postępowania, co spowodowało wypowiedzenie mu umowy, to w treści wypowiedzenia pracodawca nie musi jeszcze raz przytaczać szczegółowo wszystkich tych okoliczności, które spowodowały podjęcie przez niego decyzji o wypowiedzeniu.
W takim przypadku wystarczy, że podana przez pracodawcę przyczyna wypowiedzenia będzie stanowić uogólnienie szczegółowych zarzutów przedstawianych wcześniej zatrudnionemu (por. wyrok SN z 24 lutego 1998 r., I PKN 538/97, OSNP 1999/3/86), czy znanych mu wyników kontroli (por. wyrok SN z 13 maja 1998 r., I PKN 105/98, OSNP 1999/10/335).
Podanie przez pracodawcę przyczyny wypowiedzenia umowy może nastąpić w odrębnym piśmie doręczonym podwładnemu wcześniej lub najpóźniej równocześnie z wypowiedzeniem umowy (wyrok SN z 17 listopada 1998 r., I PKN 331/98, OSNP 1999/21/690).
Przykład. Niewłaściwe wykonywanie obowiązków
Pracownica zajmująca się obsługą biurową zarządu spółki, zatrudniona na czas nieokreślony, wykonywała swoje obowiązki w niedbały sposób, co spowodowało m.in. zagubienie kilku ważnych dokumentów. Pracodawca wielokrotnie informował ją o swoich zastrzeżeniach dotyczących jej organizacji pracy na piśmie, aż w końcu wypowiedział jej umowę o pracę z tego powodu. W takim przypadku, mimo, że w treści wypowiedzenia pracodawca nie wymienił szczegółowo np. kiedy i jakie dokumenty zagubiła pracownica, podwładna wiedziała, co konkretnie zarzuca jej pracodawca. Gdyby natomiast pracodawca nie zgłaszał wcześniej żadnych zarzutów dotyczących wykonywania przez nią obowiązków, nie mógłby ograniczyć się w treści pisma zawierającego wypowiedzenie do stwierdzenia, że zostało ono spowodowane złą organizacją pracy podwładnej. Takie stwierdzenie nie byłoby wystarczające również w przypadku, gdyby przed wypowiedzeniem umowy pracodawca kilka razy zwrócił podwładnej ogólnikową uwagę, że nie jest zadowolony z jej pracy, choćby nawet sam pracodawca był zdania, że podwładna powinna była zrozumieć jego zastrzeżenia. Ważne jest bowiem nie to, co pracodawca sądzi na temat wiedzy podwładnego o powodach zwolnienia, ale to, co może wykazać w tym zakresie w razie sporu z podwładnym przed sądem pracy.
Spór przed sądem
Wiedza o tym, co było przyczyną wypowiedzenia, umożliwia podwładnemu podjęcie decyzji, czy warto odwołać się do sądu pracy. W orzecznictwie podkreśla się, że w razie wniesienia odwołania, spór przed sądem może dotyczyć tylko przyczyny podanej w wypowiedzeniu. Pracodawca nie może zatem wykazać zasadności wypowiedzenia powołując się na inne powody (wyrok SN z 19 lutego 1999 r., I PKN 571/98, OSNP 2000/7/266). Wskazanie przyczyny (przyczyn) wypowiedzenia przesądza o tym, że spór przed sądem pracy może toczyć się tylko w jej (ich) granicach (wyrok SN z 2 października 2012 r., II PK 60/12, LEX nr 1243025). Z tego względu pracodawca, który może wskazać kilka przyczyn wypowiedzenia, powinien skorzystać z tej możliwości (wyrok SN z 5 października 2005 r., I PK 61/05, OSNP 2006/17-18/265). Tylko te okoliczności będzie mógł bowiem podnosić następnie przed sądem pracy.
Przykład. Kilka powodów zwolnienia
Pracownik zatrudniony jako przedstawiciel handlowy na czas nieokreślony nie rozliczał się należycie z udostępnianych mu próbek towarów, ignorując całkowicie polecenia pracodawcy, a ponadto przekazywał pracodawcy nieprawdziwe informacje na temat swoich wizyt u klientów. Jeżeli pracodawca poda w wypowiedzeniu obie te przyczyny zwolnienia, będzie mógł powoływać się na nie w toku zainicjowanego przez podwładnego procesu przed sądem pracy. Gdyby natomiast nie wspomniał w wypowiedzeniu o ujawnionych kłamstwach pracownika, nie mogłyby być one uwzględnione przez sąd jako powód wypowiedzenia.
Anna Puszkarska
Podstawa prawna:
art. 30 § 4, art. 32 § 1, art. 33, art. 33[1], art. 41[1] § 2, art. 55 § 2, art. 94[3] § 5 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1502),
art. 1, art. 5 ust. 7, art. 8, art. 10 ust. 1 ustawy z 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 192).