Choć ustawa o swobodzie działalności gospodarczej nakazuje, aby każda kontrola w firmie była wcześniej zapowiedziana, inne przepisy skutecznie tę regułę ograniczają. Zarówno inspektorzy pracy, jak i kontrolerzy z ZUS mogą wejść do większości firm i instytucji bez wcześniejszego uprzedzenia.
Najważniejsze instytucje kontrolne, z jakimi stykają się pracodawcy w związku z zatrudnianiem pracowników, to obok organów podatkowych, niewątpliwie inspekcja pracy i ZUS, a w ostatnich latach także Straż Graniczna. Każda z tych instytucji sprawdza pracodawców pod innym kątem i na odrębnych zasadach. Co nie znaczy, że jeśli w trakcie swojej kontroli zauważą nieprawidłowości, które leżą w gestii innej instytucji, nie zwrócą na nie uwagi. Obowiązek zawiadomienia w takiej sytuacji instytucji właściwej jest wprost zapisany w ustawach regulujących zasady ich działania.
Kto interesuje inspekcję pracy?
Inspektorzy pracy, zgodnie z ustawą o Państwowej Inspekcji Pracy (dalej ustawa o pip- red.), są uprawnieni do przeprowadzania kontroli przestrzegania przepisów prawa pracy, w szczególności stanu bezpieczeństwa i higieny pracy oraz kontroli przestrzegania przepisów dotyczących legalności zatrudnienia m.in. w zakresie zatrudnienia, innej pracy zarobkowej oraz wykonywania pracy przez cudzoziemców. Kontroli PIP podlegają wszyscy pracodawcy, ale także przedsiębiorcy niebędący pracodawcami, o ile na ich rzecz świadczą pracę osoby fizyczne, w tym wykonujące na własny rachunek działalność gospodarczą. Takimi osobami niebędącymi pracownikami, ale świadczącymi pracę na rzecz przedsiębiorców będą np. zleceniobiorcy czy wykonawcy dzieła. Z tym, że kontroli PIP w pełnym zakresie podlegają tylko pracodawcy, przedsiębiorcy niebędący pracodawcami mogą być kontrolowani, jeśli chodzi o przestrzeganie przez nich przepisów bhp i tych związanych z legalnością zatrudnienia.
ZUS interesują wszyscy płatnicy
Odwiedzający firmę inspektorzy ZUS kontrolują z kolei wykonywanie przez płatników składek zadań i obowiązków w zakresie ubezpieczeń społecznych. W tym m.in. zgłaszanie do ubezpieczeń społecznych, prawidłowość i rzetelność obliczania, potrącania i opłacania składek na ubezpieczenia społeczne, ustalanie uprawnień do świadczeń z ubezpieczeń społecznych i wypłacanie tych świadczeń oraz dokonywanie rozliczeń z tego tytułu. Tak wynika z ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (dalej ustawa o sus). Kontrolą ZUS może być objęty każdy płatnik składek bez względu na to, czy opłaca składki tylko na własne ubezpieczenie, czy też opłaca je także za innych ubezpieczonych, np. zatrudnionych przez siebie pracowników, osoby wykonujące pracę na innej podstawie niż stosunek pracy lub osoby współpracujące.
Straż interesują cudzoziemcy
Do zadań Straży Granicznej należy natomiast m.in. przeprowadzanie kontroli legalności wykonywania pracy przez cudzoziemców, prowadzenia działalności gospodarczej przez cudzoziemców czy powierzania wykonywania pracy cudzoziemcom. Kontrolą przestrzegania przepisów w tym zakresie mogą być objęci pracodawcy, przedsiębiorcy niezatrudniający pracowników i inne instytucje, a także w przypadku uzasadnionego podejrzenia naruszenia wspomnianych przepisów, osoby fizyczne.
Kontrole w budżetówce
Ogólne zasady kontroli reguluje wspomniana wyżej ustawa o swobodzie działalności gospodarczej. Z art.79 tej ustawy wynika, że kontrola w firmie musi być zapowiedziana. Warto jednak pamiętać, że nie do wszystkich pracodawców ustawa ta ma zastosowanie. Chodzi tu o pracodawców niebędących przedsiębiorcami (nieprowadzących działalności gospodarczej), a więc np. urzędy, szkoły publiczne, państwowe instytucje kultury itp., czyli całą tzw. budżetówkę. Te podmioty nie są kontrolowane na podstawie ustawy o działalności, ale na zasadach wynikających z ustaw regulujących funkcjonowanie takich instytucji jak: PIP, ZUS czy SG.
I tak, w przypadku inspekcji pracy, kwestia ta uregulowana jest w art. 24 ust. 1 ustawy o pip, zgodnie, z którym inspektorzy pracy są uprawnieni do przeprowadzania bez uprzedzenia i o każdej porze dnia i nocy kontroli przestrzegania przepisów prawa pracy, w szczególności stanu bezpieczeństwa i higieny pracy oraz kontroli przestrzegania przepisów dotyczących legalności zatrudnienia.
W przypadku ZUS, nie ma tak jednoznacznego przepisu pozwalającego na rozpoczęcie kontroli takich pracodawców bez uprzedzenia. Uprawnienie to wynika z art. 89 ust.1 i ust.2 ustawy o sus. Zgodnie z pierwszym z wspomnianych przepisów inspektor kontroli Zakładu wszczyna kontrolę u płatnika składek po okazaniu legitymacji służbowej i po doręczeniu upoważnienia do przeprowadzenia kontroli. Zgodnie z drugim, datą wszczęcia kontroli jest dzień doręczenia kontrolowanemu płatnikowi składek upoważnienia do przeprowadzenia kontroli.
Podobnie jest w przypadku SG. Tu też przepisy nakazują tylko, aby kontrola odbyła się na podstawie upoważnienia (art. 10d ustawy o SG), które zawierać powinno wskazanie podstawy prawnej, oznaczenie organu kontroli, datę i miejsce wystawienia, imię i nazwisko funkcjonariusza Straży Granicznej uprawnionego do wykonywania kontroli oraz numer jego legitymacji służbowej, zakres kontroli, wskazanie daty rozpoczęcia i przewidywanego terminu jej zakończenia. Jednak w przypadku podejrzenia, że przepisy, których przestrzeganie funkcjonariusze SG maja prawo kontrolować, nie są przestrzegane, i okoliczności faktyczne uzasadniają niezwłoczne podjęcie kontroli, kontrolę taką można przeprowadzić na podstawie legitymacji służbowych. Wówczas upoważnienie do kontroli powinno zostać doręczone kontrowanemu podmiotowi nie później niż w terminie 7 dni od podjęcia kontroli.
Żadna z tych ustaw nie nakłada zatem na instytucje kontrolne obowiązku wcześniejszego zawiadamiania pracodawców o planowanej u nich kontroli.
Inaczej u przedsiębiorców?
W przypadku kontroli przedsiębiorców zastosowanie ma wspomniany wcześniej art. 79 ust. 1 ustawy o działalności, zgodnie, z którym organy kontroli zawiadamiają przedsiębiorcę o zamiarze wszczęcia kontroli. Czy to oznacza, że żadna nagła kontrola im nie grozi? Nie do końca.
Ważne!
Kontrolę wszczyna się nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli. Jeżeli kontrola nie zostanie wszczęta w terminie 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia, wszczęcie kontroli wymaga ponownego zawiadomienia.
Kontrola działalności gospodarczej przedsiębiorców przeprowadzana jest bowiem na zasadach określonych w ustawie o swobodzie działalności gospodarczej, chyba, że zasady i tryb kontroli wynikają z bezpośrednio stosowanych przepisów powszechnie obowiązującego prawa wspólnotowego, albo z ratyfikowanych umów międzynarodowych. A te, kwestie nagłości wizyt w firmach widzieć mogą inaczej. To nie koniec wyjątków. Uprzedzenie przedsiębiorcy o szykowanej kontroli nie jest też konieczne, gdy:
• przeprowadzenie kontroli jest niezbędne dla przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia, przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego lub zabezpieczenia dowodów jego popełnienia,
• kontrola jest przeprowadzana na podstawie przepisów ustawy z 25 sierpnia 2006 r. o systemie monitorowania i kontrolowania jakości paliw (Dz.U. z 2014 r. poz. 1728),
• kontrola jest prowadzona w toku postępowania prowadzonego na podstawie przepisów ustawy z 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz.U. z 2015 r. poz. 184),
• przeprowadzenie kontroli jest uzasadnione bezpośrednim zagrożeniem życia, zdrowia lub środowiska naturalnego,
• przedsiębiorca nie ma adresu zamieszkania lub adresu siedziby lub doręczanie pism na podane adresy było bezskuteczne lub utrudnione.
Zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli nie dokonuje się także w przypadkach określonych w art. 282c ustawy z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (patrz ramka). Wynika to z art. 79 ust.2 i 3 ustawy o działalności.
Dopiero w zakresie nieuregulowanym w tej ustawie do kontroli przedsiębiorcy stosuje się przepisy ustaw szczególnych. Jak to przekłada się na interesujące nas instytucje?
Inspekcji wolno najwięcej
W przypadku kontroli przeprowadzanych przez Państwową Inspekcję Pracy trzeba mieć na uwadze, że Polska ratyfikowała Konwencji Międzynarodowej Organizacji Pracy Nr 81, dotyczącą inspekcji pracy w przemyśle i handlu, przyjętą w Genewie 11 lipca 1947 r. (Dz.U. z 1997 r. Nr 72, poz. 450). Wynikające z niej zasady kontroli mają pierwszeństwo przed regułami wynikającymi z ustawy o swobodzie działalności gospodarczej. A art. 12 ust. 1 lit.a tej konwencji uprawnia do swobodnego wstępu, bez uprzedniego zawiadomienia, o każdej porze dnia i nocy, do każdego zakładu pracy podlegającego inspekcji.
W większości przypadków zawiadomienie przedsiębiorcy o kontroli PIP nie będzie zatem wymagane z wyjątkiem kontroli dotyczących legalności zatrudnienia i kontroli w zakresie nadzoru rynku, co nie mieści się w zakresie prawa pracy i nie jest objęte Konwencją nr 81 MOP.
Uwaga!
Przepis art. 79 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej, zobowiązujący organy kontroli do zawiadomienia przedsiębiorcy o zamiarze wszczęcia kontroli, która nie może być wszczęta wcześniej niż po upływie 7 dni od dnia doręczenia takiego zawiadomienia, dotyczy wyłącznie takich organów kontroli, które uprawnione są do kontroli działalności gospodarczej przedsiębiorcy, a do takich organów nie należą organy PIP (wyrok WSA w Opolu z 18 listopada 2010 r. II SA/OP 481/10).
ZUS i SG też mogą bez uprzedzenia
Przedsiębiorca powinien być informowany o zamiarze wszczęcia kontroli przez ZUS czy SG, na zasadach określonych w art. 79 ustawy o działalności. Ale i tu są wyjątki. Zawiadomienie nie jest konieczne, gdy np. przeprowadzenie kontroli jest niezbędne dla przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia albo zabezpieczenia dowodów jego popełnienia (art. 79 ust. 2 pkt 2 ustawy o działalności). W przypadku SG, zawiadomienie takie nie będzie też wymagane, gdy przeprowadzenie kontroli byłoby uzasadnione bezpośrednim zagrożeniem życia, zdrowia lub środowiska naturalnego.
Przedsiębiorca może się sprzeciwić
Jak widać z powyższego, ustanawiając ogólną regułę zgodnie, z którą nie powinno być niezapowiedzianych kontroli ustawodawca stworzył wiele furtek pozwalających na jej ominięcie.
Przedsiębiorcy, którzy uważają, że podjęta u nich kontrola narusza przepisy, w tym art. 79 ustawy o działalności (została bezzasadnie wszczęta bez uprzedzenia) mogą złożyć do organu ją wykonującego sprzeciw, a następnie zażalenie na postanowienie o kontynuowaniu czynności kontrolnych. I w ten sposób na krótko odroczyć kontrolę w firmie. Wniesienie sprzeciwu powoduje bowiem wstrzymanie czynności kontrolnych do czasu jego rozpatrzenia. Podobnie jest w przypadku wniesienia zażalenia. Nie zawsze jednak ma to sens. Na czas rozpatrzenia sprzeciwu organ kontroli może bowiem dokonać zabezpieczenia dowodów mających związek z przedmiotem i zakresem kontroli. Zabezpieczeniu podlegają dokumenty, informacje, próbki wyrobów oraz inne nośniki informacji, jeżeli stanowią lub mogą stanowić dowód w toku kontroli.
Podstawa prawna:
- Art. 77-84d ustawy z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (tj.Dz.U. z 2015 r. poz. 584 ze zm.),
- Art.24 ustawy z 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy (tj. Dz.U. z 2015 r. poz. 640),
- Art. 86- 92a ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tj. Dz.U. z 2015 r. poz. 121),
- Art.10d ustawy z 12 października 1990 r. o Straży Granicznej (tj. Dz.U. z 2014 r. poz. 1402 ze zm.).
