Zmiana pracy to nowy etap w życiu oraz duża dawka stresu. Pierwsze trzy miesiące są kluczowe dla „świeżego” pracownika. To wtedy decyduje on, czy pozostanie w firmie na dłużej. Jak przygotować go do nowej roli i zintegrować z zespołem? Przekonajcie się, że pierwsze dni to nie tylko nuda, stres i formalności.
Szybkie i skuteczne wdrożenie pracownika jest ważne dla jego efektywności. Chodzi o to, by jak najszybciej stał się samodzielny, a jego praca – pożyteczna dla firmy. Onboarding ma też na celu zaznajomienie z procedurami, zintegrowanie pracownika i przywiązanie go do organizacji. Ważne, by przygotować stanowisko pracy i niezbędne narzędzia (biurko, komputer). O czym jeszcze pamiętać? Nowozatrudniony musi poznać firmę, jej kulturę organizacyjną, wartości, jakimi się kieruje. W tym miejscu będzie bowiem pracował, ale również je reprezentował.
Pierwsze dni stresują najbardziej
Wczuj się w sytuację nowego pracownika. Pamiętasz swój pierwszy dzień, tydzień w pracy? Kilkanaście nowych twarzy i imion do zapamiętania, stos papierów i natłok informacji. Co z tego zapamiętałeś? Pewnie niewiele… A do tego jeszcze mnóstwo wysiłku włożonego w to, by wszyscy poznali cię z jak najlepszej strony. Ale nie tylko nowy pracownik powinien chcieć się dobrze zaprezentować, firma również. W końcu pierwsze wrażenie można zrobić tylko raz. Warto więc opracować program onboardingowy, by nie zdawać się na działaniach ad hoc. Dobra organizacja z pewnością zostanie zauważona i doceniona.
Przedstaw się kreatywnie
Przykładowo, firma Warby Parker (producent okularów) poprzez pakiet powitalny zaznajamia nowych pracowników ze swoją historią. Pierwszego dnia na biurku każdy znajduje kilka przedmiotów kojarzonych z firmą: egzemplarz książki Jacka Kerouaca „Włóczędzy Dharmy” (ponieważ nazwa wywodzi się od jednego z jej bohaterów); voucher na badanie wzroku oraz dwie pary okularów, paczkę precli Martin’s - założyciele jedli je, pracując nad konceptem firmy. Zestaw uzupełnia voucher do tajskiej restauracji – gdy w Filadelfii powstawało Warby Parker, jedyną restauracją otwartą do późna była właśnie tajska. Tak przedstawiona historia firmy na pewno utkwi w pamięci nowemu pracownikowi. Poza tym, kto nie lubi dostawać prezentów?
Niektóre organizacje wdrażają nowych pracowników poprzez grywalizację (gry). W pierwszym tygodniu w firmie Baazarvoice nowy pracownik zostaje zaproszony do gry w podchody. Przez cały tydzień jego jedynym obowiązkiem jest wykonywanie kolejnych zadań zabawy: zabranie kilku osób z teamu na lunch (na koszt firmy), zdobycie określonych informacji, dyżur na telefonie. To wcale nie jest takie proste – lista ma ok. 60 pozycji, ale ukończenie podchodów szybko staje się kwestią honorową. Uczestnicy gry dostają specjalne koszulki, które odróżniają ich od reszty pracowników. Mało tego! Gra cieszy się taką popularnością, że „nowi” są narażeni na zazdrosne spojrzenia kolegów, których zatrudniono jeszcze przed wprowadzeniem tego systemu! Po co to wszystko? By wgłębić się w strukturę firmy, jej historię, poznać nowe środowisko. Tygodniowy trening to świetna integracja - znikają bariery komunikacyjne, tworzy się zgrany team, no i mamy efekt uboczny: zaangażowanie i przywiązanie do firmy.
Pomóż przełamać pierwsze lody
W firmie odzieżowej Bonobos każdy z pracowników otrzymuje e-mail przedstawiający nowozatrudnionego – krótki życiorys, zdjęcie i zaproszenie do prostej gry: „Dwie prawdy i fałsz”. Znajdują się tam trzy zabawne informacje o pracowniku . Manager zachęca do rozmowy z nowicjuszem i wskazanie, co jest fałszem. Dodatkową przynętą jest… nagroda, bo wygrany otrzymuje 25dol. do wydania w sklepie Bonobos. Natomiast we wspomnianym już Warby Parker działa „Lunchowa Ruletka”. Specjalny system po cotygodniowym spotkaniu teamu wyłania 4 przypadkowe osoby, które zjedzą ze sobą lunch. Ten ciekawy sposób daje szansę, by pracownicy zapoznali się ze sobą i zintegrowali.Birchbox z kolei zapewnia nowemu pracownikowi nie tylko biurko i komputer, ale również miskę cukierków oraz ręcznie zrobioną flagę z napisem „Jestem nowy. Podejdź i się przywitaj”.
Coraz częściej firmy przydzielają nowemu pracownikowi opiekuna, buddy’ego (ang. kumpel). To towarzysz, który wspiera go w pierwszych chwilach w pracy, odpowiada na pytania, aktywizuje, zabiera na lunch. Dzięki temu pracownik nie jest zostawiony sam sobie i od razu rzucony na głęboką wodę.
Podsumowanie
Program onboardingowy powinien odzwierciedlać kulturę i zasady panujące w firmie, a przede wszystkim realizować cele: integrację i szkolenie. Warto, by obie strony zaprezentowały się jak najlepiej. Dobrze opracowany system wdrożenia przyniesie wiele korzyści: zaangażowanie i efektywność od pierwszego dnia pracy, lojalność, zintegrowanie z zespołem. Nie można też zapominać, że wdrożenie to proces, a nie jednorazowy event. Nie kończy się wraz z rozpoczęciem regularnej pracy.Joanna Pieńkowska
